Transformation auf SAP S/4HANA: Mitarbeitende abholen und mit zielgerichteter Qualifizierung begeistern

Der reibungslose Einstieg in das intelligente ERP-System gelingt jedoch nur, wenn Ihre End-User:innen dafür qualifiziert und in die Lage versetzt werden, im Livesystem reibungslos und effizient zu arbeiten. Nur so lässt sich das volle Potenzial einer SAP-S/4HANA-Transformation ausschöpfen.

Aber wie kann so ein Befähigungsprogramm im Rahmen einer weitreichenden SAP-S/4HANA-Transformation mit Trainingsbedarf für Tausende End-User:innen gelingen?

Das Team von EY Software Enablement und tts haben dank umfassender Erfahrung, der passenden Technologie und großer Learning-Expertise einen Weg gefunden, diesen hohen Schulungsbedarf zu bewältigen.  

Im Folgenden schildern Expert:innen von EY und tts ihre Erkenntnisse im Umgang mit SAP-S/4HANA-Transformationen mit Fokus auf den größten Herausforderungen aus Trainingssicht und auf Best Practices beim Befähigungskonzept.

Für die meisten Unternehmen ist der Einstieg in SAP S/4HANA gleichbedeutend mit größerer Agilität und mehr Wettbewerbsfähigkeit. Doch die Einführung der neuen Plattform bringt vor allem für die Mitarbeitenden tiefgreifende Veränderungen mit sich: Sie müssen neue Arbeitsweisen erlernen wie den Umgang mit den SAP-Fiori-Apps, mit Embedded Analytics oder KI. Zudem stehen sie vor der Herausforderung, sich in einem dynamischen Arbeitsumfeld mit automatisierten End-to-End-Prozessen und rollenbasierten Aufgaben zurechtzufinden. Eine zentrale Voraussetzung für den erfolgreichen Einstieg in SAP S/4HANA ist deshalb ein Qualifizierungskonzept, das Vertrauen in die neue Softwareumgebung aufbaut und den Mitarbeitenden zeigt, wie sie die Möglichkeiten von SAP S/4HANA nutzenbringend einsetzen können. Hier gilt es, den kompletten Applikationslebenszyklus von vornherein zu berücksichtigen: vor dem Go-live, während des Go-Live und natürlich den laufenden Betrieb nach dem Go-live.

Eine der größten Herausforderungen besteht darin, ein Qualifizierungskonzept zu erarbeiten, das den tatsächlichen Schulungsbedarf pro Rollengruppe und Verantwortlichkeit wiedergibt und aufzeigt, in welchen Aufgabenbereichen die End-User:innen mit neuen oder veränderten Arbeitsprozessen rechnen müssen. Viel zu oft kommt es vor, dass die Mitarbeitenden fast erschlagen werden von einer Fülle an Trainingsangeboten zu neuen Inhalten, die im Endeffekt für sie und ihre täglichen Aufgaben wenig relevant sind. Wenn sich Systemschulungen und E-Learnings häufen und Weiterbildung für die Beteiligten zu einer Mammutaufgabe wird, dann nimmt das die Mitarbeitenden gegen die Transformation ein, und ihre Bereitschaft, den Umgang mit veränderten Arbeitsabläufen, neuen Aufgaben oder Rollen zu erlernen, schwindet.

Eine weitere Herausforderung stellt der Zeitpunkt der Qualifizierung dar. Gerade im Rahmen von SAP-S/4HANA-Transformationen taucht immer wieder die Frage auf, wann Trainings für die Mitarbeitende angeboten werden können, aber auch wann die Mitarbeitenden sie in Anspruch nehmen wollen.

Das betrifft zum einen die verfügbaren Ressourcen: Wann stehen definierte Trainingsinhalte, finalisierte und getestete End-to-End Prozesse zur Verfügung? Wann ist eine Live-Applikation zugänglich? Wann haben die Prozessexpert:innen bzw. Key-User:innen Zeit für die Entwicklung der Trainings und Liveschulungen?

Zum anderen geht es um die Nachfrage nach Schulungen: Tatsächlich werden Schulungsangebote vor allem dann in Anspruch genommen, wenn für die Mitarbeitenden ein direkter Bezug zwischen der Theorie und der täglichen Praxis offenkundig ist. Die Aufmerksamkeit der Lernenden ist am höchsten, wenn sie den Weiterbildungsbedarf selbst erkennen. Diese Motivation sollte im Rahmen von prozessualen und technischen Schulungen – wie im Falle einer SAP-S/4HANA-Transformation – unbedingt bedient werden.

Eine große Herausforderung für die Mitarbeitenden besteht, wie wir in der Praxis beobachtet haben, darin, Prozesse applikationsübergreifend zielführend durchzuarbeiten. Das ist wichtig, denn bei Prozessen, die in SAP S/4HANA abgebildet werden, sind Absprünge in andere Applikationen die Norm.

Bei SAP-S/4HANA-Transformationen, bei denen sich die Veränderung auf prozessualer Ebene abspielt und woraus der Qualifizierungsbedarf dann abzuleiten ist, ist es empfehlenswert, parallel und komplementär zur Analyse des Veränderungsbedarfs auch den Schulungsbedarf zu untersuchen. So können für jeden End-to-End-Prozess sowohl Veränderungsgrad als auch Schulungsbedarf frühzeitig ermittelt werden – bestenfalls pro Business-Rolle und mit Präferenz der Trainingsformate. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kapazitäten, und die Einbindung von Prozessexpert:innen ist nicht unbedingt notwendig. Anhand des Analyseergebnisses kann dann ein systemadäquates Trainingsangebot und ein zielgruppengerichtetes Change- und Kommunikationspaket geschnürt werden. Mit so einem abgestimmten Change- und Trainingsmaßnahmenplan können die thematischen Bausteine sowie detaillierte Schulungspläne sorgfältig vorbereitet werden:

• SAP-S/4HANA-Einführung
• Vorteile von SAP S/4HANA für die Organisation und das tägliche Arbeiten im System
• Überblick über funktionsspezifische Funktionalitäten und Möglichkeiten von SAP S/4HANA
• SAP S/4HANA als „intelligentes ERP“ in Verbindung mit anderen Cloud-Lösungen

„Jede Organisation, Arbeits- und Lernkultur ist anders, es gibt kein Patentrezept. Wir empfehlen einen gesunden Mix aus Kommunikations- und Trainingsformaten.“ sagt Josephine zu Stolberg.

Ob Liveschulung, Q-&-A- oder Hop-in-Session – ein interaktiver Austausch mit Prozessexpert:innen ist für das rasche und tiefgreifende Verständnis der neuen Prozesse und Systemvorgänge Gold wert.

Daneben ist die Einbindung der Key-User:innen als Trainer:innen und Veränderungsmultiplikator:innen hilfreich und kann die nachhaltige SAP-S/4HANA-Moderation und die Befähigung der Mitarbeitenden während der Transformation begünstigen.

Der Schwerpunkt der Mitarbeitendenqualifizierung sollte jedoch auf dem Umgang mit der Zielapplikation liegen. Spätestens ab dem Go-live sollten die End-User:innen die Möglichkeit haben, die neuen Prozesse anzuwenden, und mithilfe einer DAP (Digital Adoption Platform) direkt in der Live-Umgebung kontextsensitiven Support erhalten wie beispielsweise Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Feldhilfen, Dokumentationen, E-Learning-Nuggets, Links zu weiterführenden Informationen.

„Die kurze Antwort lautet: Ja!“, sagt Sandro Franke, Business Development & Professional Services bei tts.  „Mit der Digital Adoption Platform tts performance suite konzentrieren Sie das gesamte unternehmensinterne Wissen an einem einzigen Ort. Gleichzeitig bringen Sie es direkt an den digitalen Arbeitsplatz – passgenau zugeschnitten auf den Arbeitskontext und die Rolle. So geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Unterstützung im Umgang mit SAP S/4HANA, die sie benötigen.“

Die Anwendungshilfen können konkreten Aufgabenstellungen zugeordnet werden, die bei der täglichen Arbeit in SAP S/4HANA anfallen. Die Digital Adoption Platform stellt relevantes Wissen über Prozesse, Abläufe sowie Rules and Procedures bereit, aber auch andere Informationsquellen lassen sich integrieren. Auf diese Weise wird die tts performance suite zum zentralen Einstieg für sämtliche Fragestellungen, zu Ihrer Single Source of Truth.

Mit der Nutzung einer Digital Adoption Platform im Rahmen Ihres SAP-S/4HANA-Transformationsprojekts ergeben sich eine Vielzahl von Wettbewerbsvorteilen für Ihre Organisation:

• Reduktion von Bedienfehlern und somit Erhöhung der Datenqualität
• Schaffung einer Basis für datengestützte Unternehmensentscheidungen
• Bessere Kontrolle über Anlagen, Cashflow und Buchhaltung
• Optimierung von Beschaffung, Fertigung, Bestand und Auftragsverarbeitung
• Erhöhung der Servicequalität
• Entlastung des Helpdesks
• Aufdecken von Wissensbedarf in der Organisation durch integrierte Analytics
• Befähigung der Mitarbeitenden, jederzeit applikationsübergreifend in stationären und mobilen Arbeitsszenarien performant zu arbeiten

Zwar ist eine SAP-S/4HANA-Transformation für jede Organisation herausfordernd und mit immensen kosten-, zeit- und ressourcenintensiven Anstrengungen verbunden, sie birgt aber auch viele Chancen, gerade im Rahmen der Softwarebefähigung. Die Möglichkeit, Mitarbeitende zu qualifizieren, während sie direkt in der Applikation arbeiten, kann neues Qualifizierungspotenzial aufdecken und Ihre Lern- und Organisationskultur nachhaltig prägen. EY und tts sind sich des hohen Transformationsaufkommens bewusst, sie kennen sowohl die Herausforderungen als auch die Chancen eines Umstiegs und wissen, wie sie Ihre Organisation am besten dabei unterstützen können. Sprechen Sie uns einfach an und profitieren Sie von einer starken Partnerschaft, um auch Ihre Mitarbeitenden von passgenauen SAP-S/4HANA-Qualifizierungsmaßnahmen zu begeistern.