Mehr Flexibilität für mehr Produktivität: Sinnvolle Tools, damit Remote Work gelingt

Mehr Flexibilität für mehr Produktivität

Sinnvolle Tools, damit Remote Work gelingt

Zeitenwende in der Arbeitswelt. Ein Virus zwingt Millionen von Menschen ins Home Office. Wo kürzlich noch diskutiert wurde, ob Remote Work wirklich sinnvoll ist, schafft das Jahr 2020 Fakten. Wie gehen Sie und Ihr Unternehmen damit um? Nutzen Sie die Chancen von Remote Work? Kennen Sie die Fallstricke? Wie moderne Technologie Sie unterstützt und welche Hürden Sie nicht reißen sollten, zeigt dieser Beitrag.

Studien bescheinigen: Richtig eingesetzt motiviert Remote Work Mitarbeiter, macht sie produktiver und Unternehmen attraktiver. Doch Remote Work ist kein Selbstläufer. Einfach nur den Computer zu Hause aufzustellen statt im Büro, ist nicht genug, denn im Home-Office ändert sich viel mehr als nur die Umgebung. Remote Work heißt, neue Arbeitsabläufe zu etablieren und andere Formen der Kooperation zu finden. Es geht darum, sich über weite Distanzen effektiv mit den Kollegen und Chefs auszutauschen und gemeinsam Projekte voranzutreiben, ohne mal eben im Nachbarbüro vorbeischauen zu können.

Treffpunkt Bildschirm

Das alles ist absolut machbar – weil eine Vielzahl an technologischen Tools für die unterschiedlichsten Bedürfnisse von Remote Work existiert. Stichwort: Austausch unter Kollegen. Es gibt Themen, die müssen in der Gruppe besprochen werden, daran ändert Remote Work nichts. Bedeutet: Zeit für eine Online-Konferenz, an der die Remote Worker zuhause und unterwegs ebenso teilnehmen können wie Ihre Mitarbeiter vor Ort.

Bildschirm-Konferenzen sind beispielsweise bei Microsoft Teams möglich

Breite Palette an Meeting-Tools

Solche Bildschirm-Konferenzen sind beispielsweise bei Microsoft Teams möglich. Geeignet ist das Tool für Projektbesprechungen, aber auch für das tägliche Stand-up und den informellen Austausch im Team. Während der Besprechung lassen sich Dateien teilen und Microsoft Apps einzubinden. Mitarbeiter können sich per Notebook, PC, Smartphone oder Tablet zuschalten, sich sehen und miteinander diskutieren. Ähnliche Möglichkeiten bietet auch der cloud-basierte Konferenz-Anbieter Zoom. Gut zu wissen: Während des Videochats können sich dort Zweierteams oder Kleingruppen in separaten Räumen treffen und Fragen bilateral besprechen, bevor sie zur großen Konferenz zurück wechseln. Andere Meeting-Tools sind join.me, GoToMeeting und WebEx.

Projekte online managen

Wer gemeinsam an Projekten arbeitet, für den sind Projektmanagement-Tools nützliche Hilfsmittel. Übersichtlich aufbereitet finden sich hier die Zuständigkeiten, Aufgaben und Fristen aller beteiligten Mitarbeiter. Der Zugriff erfolgt online, so dass der Informationsstand aller Projektmitarbeiter gleich ist, egal, wo sie sich gerade befinden. Mit wenigen Blicken lässt sich erfassen, wer mit welcher Arbeit betraut ist, welche Themen bereits erledigt sind und wo noch Handlungsbedarf besteht. Projektfortschritte geben die Beteiligten ins System ein, sobald sie erfolgen, was zu jeder Zeit ein ziemlich genaues Bild über den Zustand des Projekts ermöglicht. Beispiele für Projektmanagement-Tools sind das smarte deutsche factro, das seine Daten in deutschen Rechenzentren verarbeitet und speichert, oder das auf europäischen Servern gehostete Meistertask. Besonders bekannt und viel genutzt ist das US-amerikanische Organisations-Tool Trello.

Online austauschen und verwalten

Auch abseits von Projektplanungs-Tools gibt es sinnvolle Technologien zur konstruktiven Zusammenarbeit von Remote Workern. Dokumente lassen sich beispielsweise unkompliziert über firmeneigene Netzlaufwerke oder Cloud-Speicher austauschen. Lange Emails an breite Verteiler kann man vermeiden, indem man die offenen und geschlossenen Gruppen-Chats von Slack nutzt. Was aber, wenn der Kollege im Home Office Schwierigkeiten mit seiner Technik hat? Sind all die nützlichen Online-Tools dann nicht plötzlich sinnlos? Selbst für solch unschöne Situationen gibt es Hilfe aus dem Netz. Per Teamviewer können sich IT-Mitarbeiter Ihres Unternehmens auf den Rechner im Home Office aufschalten und die Computerprobleme über große Distanzen online beheben.

Online lernen und weiterbilden

Übrigens: Auch das wichtige Thema der Weiterbildung ist problemlos machbar. E-Learnings gibt es für jeden Bereich, alle Ansprüche und auf verschiedensten Kanälen. Und für sämtliche Vorgänge im HR-Bereich steht SAP SuccessFactors (LMS) mit einer breiten Palette an Möglichkeiten zur Verfügung – anpassbar an alle individuellen Bedürfnisse und Vorgaben.