Wie HR-Organisationen den Schritt in die Cloud gut geplant meistern

Homeoffice, Kurzarbeit, Reorganisation – HR-Manager haben aufgrund der Corona-Pandemie alle Hände voll zu tun. Wohl dem, der wichtige Prozesse im Personalwesen bereits digitalisiert hat. Denn so lassen sich Arbeitsabläufe im HR wesentlich effizienter und vor allem ortsunabhängig gestalten. Wer noch nicht so weit ist, plant laut einer Blitzumfrage des Heidelberger Institute for Competitive Recruiting (ICR) in den nächsten Monaten erhebliche Investitionen insbesondere im HR-Umfeld. Auch deshalb bewerten sieben von zehn HR-Softwareherstellern ihre aktuelle Geschäftslage als gut oder sehr gut, drei von zehn als befriedigend.

Für viele Unternehmen steht fest, dass an der Transformation der HR-Prozesse kein Weg vorbeiführt. Stellt sich nur noch die Frage: Wie ans Ziel kommen? Schließlich sind die Einsatzgebiete von HR-Software enorm vielfältig: Von A wie Aufbauorganisation bis Z wie Zeitwirtschaft lassen sich darüber unterschiedlichste Personalprozesse optimieren. Entsprechend vielfältig ist das Angebot: von umfangreichen HR-Suiten, mit denen sich der Großteil der Aufgaben automatisieren lässt, bis zur kleinen Insellösung – etwa für Arbeitszeiterfassung oder Zertifizierungsdokumentation.

Zugleich stellt sich die Frage, ob die Software aus der Cloud bezogen oder On-Premises betrieben werden soll. Beide Modelle bieten Vor- und Nachteile: Wer seine Software auf dem eigenen Server betreibt (On-Premises), hat die volle Kontrolle über Software und Daten, muss sich jedoch um Betrieb, Wartung, Updates, Support, Sicherheit und Datenschutz selbst kümmern. Dagegen sind derartige Aufgaben bei Cloud-Lösungen im monatlichen Pauschalpreis enthalten. Die Software lässt sich im Handumdrehen via Internet beziehen und umgehend nutzen. Dafür stehen bei Cloudanwendungen geringere Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Allerdings scheuen aktuell noch viele Unternehmen aufgrund unterschiedlicher Gründe den Schritt in die Cloud. Der Weg in die Cloud bringt viele Veränderungen mit sich. Prozesse müssen häufig völlig neu gedacht und konzipiert werden. Zudem ist längst nicht jedes Unternehmen reif für das neue Bereitstellungsmodell. Die Herstellung von „Cloud Readiness“ ist daher eine Voraussetzung für die Implementierung von HR-Cloud-Systemen.

Experten sagen vor allem hybriden Architekturen eine glänzende Zukunft voraus. Die Kombination aus On-Premises- und Cloud-Lösungen ermöglicht es, den fachlichen Anforderungen von HR im Rahmen einer robusten IT-Strategie gerecht zu werden und damit die Sicherheit und Compliance des eigenen Rechenzentrums mit der Flexibilität und Skalierbarkeit der Cloud zu verbinden. Das Zielbild ist abhängig von der digitalstrategischen Ausrichtung des Unternehmens und der Auswahl der Anwendungen.

Außerdem ermöglicht eine derartige Architektur HR-Organisationen einen stufenweisen Einstieg in die Cloud: Sie können beispielsweise sensible Kernprozesse wie Gehaltsabrechnung oder Zeitwirtschaft selbst betreiben, zugleich innovative Werkzeuge für das Talentmanagement, Recruiting oder Onboarding aus der Cloud beziehen. Unverzichtbar dabei ist eine tiefe Integration: Beide Systemkomponenten müssen nahtlos aufeinander abgestimmt sein, damit Informationen zwischen Cloud und On-Premises ungebremst fließen können.

Entsprechend wichtig ist es, bei Implementierungsprojekten Beratungspartner an Bord zu holen, die sich in beiden Welten bestens auskennen, passende Schnittstellen bereitstellen und über hohe HR-Prozesskompetenz verfügen. Sie begleiten den Entscheidungsprozess mit Erfahrung und Expertise und ebnen so den Weg zu einer passgenauen HR-Systemlandschaft. Statt sich „überhastet“ von vorhandenen On-Premises-Anwendungen zu trennen, bietet sich für viele Organisationen eine sukzessive Verlagerung einzelner HR-Abläufe in die Cloud an. Das nimmt den Druck und erleichtert die individuelle Gestaltung einer ganzheitlichen HR-IT-Lösung.