Aprendizaje informal: cinco consejos para desarrollar con éxito las competencias

Para poder promover el aprendizaje informal en la empresa de la mejor manera posible, es importante saber qué hay detrás del término y cómo funciona esta forma de aprendizaje. En una definición de 2001, la Comisión Europea distingue entre los términos aprendizaje "formal", "no formal" e "informal".  

Tanto el aprendizaje no formal como el formal tienen lugar en formatos estructurados de aprendizaje. Sin embargo, mientras que el aprendizaje formal implica una cualificación o certificación profesional o educativa, no ocurre lo mismo con el aprendizaje no formal. El término "aprendizaje informal" se refiere a todo lo demás, es decir, a todo el aprendizaje que tiene lugar fuera del marco de la oferta formal de educación y formación profesional.  

Los siguientes rasgos son característicos de los procesos de aprendizaje informal en el lugar de trabajo:  

• Se trata de un aprendizaje autodirigido, pero no implícito, como suele ocurrir en la vida cotidiana o en el ocio.  
• El aprendizaje es espontáneo y reactivo, en relación con los retos que surgen en el proceso de trabajo.  
• El objetivo del aprendizaje es el desarrollo rápido, situacional e individual de conocimientos y habilidades para resolver un problema específico. 
• Los conocimientos o competencias adquiridos se aplican directamente en el lugar de trabajo. Debido al contexto inmediato, la información suele memorizarse mejor que, por ejemplo, el aprendizaje de material impartido en el contexto de un curso de formación profesional. 

A diferencia de las maneras formales de aprendizaje, el informal puede tener lugar en casi cualquier situación: en foros digitales, en la oficina, en la sala de descanso, en el pasillo, junto a una máquina de la producción, en la rampa del almacén, viendo vídeos de acceso público o leyendo en Wikipedia. Las ocasiones para esta forma de formación continua suelen surgir espontáneamente, por ejemplo, durante un intercambio sobre trabajo, situaciones difíciles dentro de un proyecto o ante un nuevo programa informático. Empiezan, por ejemplo, con la petición: «Necesito tu ayuda», o con la oferta: «Te enseñaré cómo lo hago».  

Esta forma de aprendizaje permite a los empleados aprender lo que necesitan, por ejemplo, porque en la empresa no existen (todavía) oportunidades de aprendizaje formal. Esto se debe a que los departamentos de I+D, desarrollo de RRHH, o las academias de aprendizaje no pueden ofrecer oportunidades de aprendizaje tan rápidas y diversificadas como exigen las demandas rápidamente cambiantes del mundo laboral moderno.  

La pandemia del coronavirus también lo ha dejado de forma muy clara. Muchos empleados cambiaron de un día para otro la oficina por su casa y empezaron ad hoc a organizar su trabajo diario mediante formas de comunicación y colaboración con soporte digital. A pesar de que una parte considerable de la plantilla no tenía ninguna relación previa con este tipo de métodos de trabajo, y de que apenas hubo ofertas formales de formación continua, el cambio funcionó sorprendentemente bien en la mayoría de las empresas. Es evidente que los interesados han aprendido mucho y en muy poco tiempo. 

Los estudios empíricos señalan las siguientes ventajas en relación con los procesos de aprendizaje informal:  

• Flexible y cercano a las necesidades de los empleados. Los módulos formales de formación o aprendizaje a menudo tienen que planificarse o desarrollarse con mucha antelación. Sin embargo, ver un vídeo en una plataforma o preguntar a los compañeros pueden suceder de un momento a otro.  
• Transferencia más fácil de los resultados del aprendizaje a la práctica, ya que el proceso de aprendizaje tiene lugar a demanda. En el aprendizaje formal, en cambio, la materia aprende por adelantado, con independencia de si los conocimientos se necesiten con urgencia o no.  
• Fomenta la capacidad de innovar. Compartiendo con otros alumnos o aprovechando las oportunidades de aprendizaje fuera de la organización, los conocimientos y las experiencias se trasladan al propio lugar de trabajo, donde pueden desencadenar mejoras o nuevas soluciones.  
• Por lo general, no es caro, ya que no requiere una planificación muy elaborada y no hay que proporcionar material didáctico ni contratar personal docente (externo). 

No obstante, las actividades de aprendizaje informal no pueden desarrollar una relevancia y eficacia igual de elevadas en todos los ámbitos de la formación y desarrollo profesional. Especialmente en actividades reguladas por normas estrictas, o en las que las más pequeñas desviaciones del proceso estándar pueden tener consecuencias de gran alcance, por ejemplo en la aviación o la asistencia sanitaria, el aprendizaje formal es indispensable en el marco de la educación y formación profesionales; es obligatorio demostrar las competencias pertinentes y los conocimientos técnicos necesarios.  

Los resultados y ventajas mencionados han hecho que muchas empresas aborden ahora la cuestión del aprendizaje informal, aunque no siempre con éxito. Por ejemplo, cuando en la estela del 70-20-10 se asume que el aprendizaje informal puede ser completamente organizado por los propios empleados o "sucede" automáticamente. La práctica nos ha enseñado que entregar por las buenas la responsabilidad a los empleados no es el enfoque adecuado. El ritmo frenético del trabajo diario rara vez deja espacio para el aprendizaje informal, de modo que, en el peor de los casos, los empleados se ven obligados a aprender sobre su trabajo por la noche o en lo que debería ser su tiempo libre. 

Para que el aprendizaje informal tenga éxito, se necesitan estructuras adecuadas. Por tanto, un primer paso puede consistir en examinar las condiciones marco de la organización y preguntarse: ¿cómo podemos obstaculizar lo menos posible el aprendizaje de los empleados? 

Un error común es equiparar el aprendizaje informal autodirigido con la pérdida de tiempo o la ineficacia. La gente se cree que «está viendo otro vídeo o cotilleando con los colegas en vez de trabajar». Es necesario cambiar esa mentalidad. El aprendizaje informal sólo puede tener éxito si se da a los empleados la confianza necesaria y las oportunidades de obtener el apoyo que necesitan para completar sus tareas. 

Otro obstáculo pueden ser determinadas formas de remuneración o sistemas de primas en los que la realización de tareas compite con el proceso de aprendizaje. Esto no puede contrarrestarse dando a los empleados, con la mejor de las intenciones, cuotas de tiempo para el desarrollo informal de competencias según el lema: «Cada empleado debería aprender dos horas a la semana de forma autodirigida». Esto no resuelve el conflicto entre el rendimiento laboral incentivado y los "días de aprendizaje" o unas "cuotas de tiempo de aprendizaje" prescritas. Como resultado, los afectados perciben el aprendizaje prescrito como una carga o una interrupción de su trabajo. En el peor de los casos, el aprendizaje se simula mientras que, al mismo tiempo, las tareas en cuestión se procesan bajo cuerda. 

Entonces, ¿qué se puede hacer cuando el aprendizaje informal no puede forzarse ni dejarse al azar? ¿Cómo pueden las empresas encontrar el punto de equilibrio necesario?  

Esto sólo puede lograrse de manera indirecta, creando un marco propicio al aprendizaje:  

1. Proporcionar infraestructura técnica. Mientras que en el pasado el acceso a los recursos de aprendizaje informal solía bloquearse por completo, hoy en día se suele optar por un término medio. Por ejemplo, a través de una plataforma de experiencias de aprendizaje (LXP), los empleados pueden elegir libremente entre contenidos como podcasts, vídeos de charlas TED o libros electrónicos. 
2. Ofrecer espacios de diálogo para el intercambio abierto de experiencias, conocimientos u opiniones. Puede tratarse de una sala de debate en la nave de producción, donde los empleados de distintas áreas dispongan de tiempo y tranquilidad para reflexionar sobre su propio trabajo. Estos espacios también pueden tener lugar virtualmente y servir de plataforma para probar cosas, pedir o dar feedback, abrir nuevas vías de pensamiento o ampliar el repertorio de soluciones.  
3. Compartir conocimientos informales. Compartir las competencias adquiridas de manera informal hace que su valor sea visible y esté disponible para otros empleados. Los blogs generados por los usuarios o los wikis internos, por ejemplo, son adecuados para compartir conocimientos y experiencias. Otra forma de apoyar el intercambio informal de experiencias es realizar retrospectivas periódicas sobre la naturaleza de la cooperación, por ejemplo en forma de rondas de retroalimentación.  
4. Iniciar el coaching y el aprendizaje entre iguales. Se puede animar a los empleados con conocimientos específicos de un área a que apoyen a sus colegas como expertos en aprendizaje. En el aprendizaje entre iguales, los empleados intercambian ideas sobre temas difíciles o controvertidos para buscar soluciones juntos.  
5. Reforzar la cultura del aprendizaje. La gente aprende de los errores. Por lo tanto, es fundamental que los errores puedan reconocerse en el proceso de aprendizaje y de trabajo, que se reflexione en su conjunto sobre ellos y que se utilicen para mejorar los procesos de aprendizaje y de trabajo. Sin embargo, es necesario que los fallos se manejen con enfoque constructivo y que haya estructuras dispuestas para promover una sensación psicológica de seguridad en el puesto de trabajo. Entonces la cultura del trabajo se convierte en una verdadera cultura del aprendizaje. 

El aprendizaje informal en el lugar de trabajo sólo prosperará a largo plazo si existe una apreciación evolutiva de esta forma de aprendizaje y una comprensión de su funcionamiento. Esto se debe a que el aprendizaje corporativo es un ecosistema frágil que puede desequilibrarse con facilidad por culpa de intervenciones equivocadas.  

A pesar de las ventajas del aprendizaje informal, las empresas no deben considerar esta forma de aprendizaje como la panacea. Por el contrario, hay que reconocer y fomentar su potencial creando estructuras adecuadas y entrelazando el aprendizaje informal con las oportunidades de aprendizaje formal. Al fin y al cabo, el aprendizaje formal y otras formas de aprendizaje seguirán siendo importantes en la formación continua de las empresas, especialmente en lo que se refiere a los requisitos de cumplimiento normativo y a los ámbitos regulados legalmente mencionados antes.