24/7 eLearning voor een flexibele en mobiele medewerkers

24/7 eLearning voor een flexibele en mobiele medewerkers

Toen Novicare een nieuw elektronisch cliënten dossier (ECD) wilde implementeren, moest het personeel zo snel mogelijk worden opgeleid. Dankzij de kennis die altijd en overal toegankelijk is, krijgen artsen en behandelaars ondersteuning op het moment dat het nodig is.

Novicare is een zelfstandige Nederlandse medische en paramedische dienstverlener. Haar zelfsturende, multidisciplinaire behandelteams zorgen voor patiënten met chronische en complexe ziekten. Novicare ondersteunt ook andere zorgorganisaties met training, consultancy en interim management.

Aanpassing aan een efficiëntere, innovatieve aanpak van de patiëntenzorg

Om hun patiënten de best mogelijke behandeling te kunnen bieden, hebben de artsen en behandelaars van Novicare toegang nodig tot uitgebreide gezondheidsdossiers. Op grond van hun werkconcept heeft Novicare gekozen voor de implementatie van een nieuwe oplossing voor elektronische cliënten dossiers. Dit nieuwe systeem, Nova genaamd, is van cruciaal belang voor de activiteiten van Novicare. Het biedt een volledig overzicht van de medische behandeling en het dossier van de patiënten en informatie over de planning en ondersteunende documenten zoals protocollen. Bovendien is het systeem ontworpen ter ondersteuning van Novicare's innovatieve visie op de gezondheidszorg, die de aanbieder op de markt onderscheidt en waarde toevoegt voor zijn klanten. De medische dienstverlener stond echter voor een uitdaging: hoe kan hij al zijn medewerkers trainen om zich zo snel mogelijk aan te passen aan deze nieuwe werkwijze? 

Omdat Novicare's teams van artsen en praktijkmensen zelfsturend en multidisciplinair zijn en niet allemaal op één locatie werken, was het niet eenvoudig om het personeel op de hoogte te brengen. Bovendien betekende de regelmatige systeemupdates dat de traditionele klassikale training geen haalbare optie was. Novicare had een flexibele en intuïtieve oplossing nodig. Het had iets nodig dat eLearning en performance support mogelijk maakte. 

De keuze voor TTS is gebaseerd op eenvoudig en laagdrempelig gebruik voor zowel eindgebruikers als beheerders. De voorgestelde, persoonlijke project aanpak en kwaliteit van de consultant in combinatie met de TCO gaf de doorslag voor de pakketkeuze TTS. Na de afronding van het TTS implementatietraject, blijkt dat dit de juiste keuze was!

Ruud Hofland, ICT-manager, Novicare

Het vinden van een flexibele eLearning oplossing

Aangezien de Nova software volledig nieuw was voor Novicare-medewerkers, hadden zij behoefte aan voortdurende ondersteuning, onafhankelijk van tijd en plaats. De medische dienstverlener zocht een oplossing die de creatie en het beheer van eLearning-content zou combineren met performance support. Na het vergelijken van verschillende opties werd Novicare overtuigd door de persoonlijke implementatieaanpak van tts en de deskundige consultants. Bovendien bood tt performance suite Novicare een zeer intuïtief auteur systeem met een lage total cost of ownership. 

Om het proces van content creatie te vereenvoudigen, ontwikkelde tts op maat gemaakte eLearning-sjablonen voor Novicare, evenals een webportaal in de huisstijl van het bedrijf. Door middel van vraag- en antwoordsessies heeft de tts consultant de trainingsbehoeften geïdentificeerd en on-the-job trainingssessies voor Novicare verzorgd. In een eendaagse training leerde een geselecteerde groep auteurs hoe ze tt performance suite moeten gebruiken. Deze oplossing was zo gebruiksvriendelijk dat Novicare in staat was om extra auteurs intern op te leiden.  

Daarnaast maakte de software van tts het mogelijk om eenvoudig versie beheer te doen al voorafgaand aan de livegang. ELearning en guides werden ontworpen om op elkaar afgestemd te blijven. Om meer gedetailleerde contextuele ondersteuning voor Nova mogelijk te maken, heeft tts de QuickAccess-functie ook afgestemd op de behoeften van Novicare. 

Uitgebreide, consistente en contextuele ondersteuning

Het nieuwe we portaal en de QuickAccess hebben gezorgd voor de gewenste flexibele toegankelijkheid. En door het ontwikkelen van contextgevoelige, stapsgewijze guides voor Nova, heeft tts het voor de experts van Novicare gemakkelijk gemaakt om hun eigen eLearning cursussen te bouwen. De voordelen zijn tweeledig: zowel eindgebruikers als content auteurs kunnen Nova nu gemakkelijk gebruiken. 

Eindgebruikers krijgen ondersteuning op het moment dat ze die nodig hebben, dankzij de ondersteuning on-the-job binnen de Nova-applicatie. Contextuele ondersteuning zorgt ervoor dat er geen tijd verloren gaat: Gebruikers moeten binnen 10 seconden en in slechts twee klikken toegang hebben tot werkinstructies en kwaliteitsrichtlijnen.  

Content auteurs en managers kunnen daarentegen sneller en efficiënter werken dankzij voorgedefinieerde sjablonen en een geautomatiseerde opnamefunctie. Dit vergemakkelijkt het delen van kennis tussen Novicare-medewerkers. Tot slot zorgen workflows voor een soepel proces voor de beoordeling en goedkeuring van nieuwe content. 

Duurzame performance support, zelfs als de behoeften veranderen

Nu het project is afgerond, kan Novicare snel en consistent nieuwe gebruikers onboarden, zodat iedereen dezelfde kennis van het nieuwe systeem van start kan. En zelfs als de opleidingsvereisten in de toekomst veranderen, kunnen content auteurs gemakkelijk nieuw instructie materiaal creëren dat is afgestemd op de laatste software-update. Met deze extra kennis kan Novicare de optimale toegevoegde waarde halen uit het nieuwe elektronisch cliënten dossier.