De drie pijlers van een Digital Adoption Platform
Britt Bürgy
Katrin Kulkowski
Digitale transformatie verloopt alleen succesvol wanneer er parallel aan de implementatie van nieuwe technologieën ook een verandering in de bedrijfscultuur plaatsvindt. Digital Adoption Platforms (DAP's) helpen organisaties bij deze complexe onderneming. Ze ondersteunen bedrijven bij het creëren van begrip voor de veranderingen en het bekwaam maken van medewerkers in het omgaan met nieuwe technologieën, oftewel het opbouwen van digitale adoptie. Volgens Gartner, Forrester Research en andere analisten zal daarom tegen 2025 meer dan de helft van alle bedrijven een DAP gebruiken.
Digital Adoption Platform: Wat is het nut?
Digitale adoptie met tts performance suite
Het nut van een Digital Adoption Platform hangt grotendeels af van de mate waarin het geïntegreerd is in het systeem- en proceslandschap.
DAP's worden vaak gebruikt bij de implementatie van afzonderlijke softwareoplossingen om daling van productiviteit na livegang te voorkomen. Een dergelijke projectgerichte aanpak brengt echter verschillende risico's met zich mee. Hoewel gebruikers op dat moment wel ondersteuning krijgen, ontvangen ze geen ondersteuning die geldt voor alle toepassingen. Het gevolg hiervan is een slechte gebruikerservaring, gebrek aan procesbegrip en onzekerheid bij complexere taken. Bovendien worden bij projectgericht gebruik van DAP's vaak meerdere Digital Adoption Platforms parallel binnen het bedrijf gebruikt. Als een organisatie kiest voor een gefragmenteerde integratie, vergroot dit weliswaar de kans op succes in individuele projecten, maar het verandert niets aan het aanpassingsvermogen van het bedrijf als geheel.
Bedrijven die hun Digital Adoption Platform strategisch gebruiken, bijvoorbeeld als onderdeel van een organisatie breed transformatieproject, kiezen daarentegen voor een uitgebreide integratie. Met een dergelijke "Think big" aanpak kunnen medewerkers op elke digitale werkplek worden bereikt en kan een bedrijfsbrede mindset worden bevorderd die gekenmerkt wordt door openheid voor de vele kleine en grote veranderingen die zowel vandaag als morgen zullen plaatsvinden. Alleen op deze manier kan een DAP ook bijdragen aan het duurzaam verhogen van de concurrentiekracht en toekomstbestendigheid van een bedrijf.
De drie pijlers van een Digital Adoption Platform
Om het juiste DAP te vinden voor uw eigen bedrijf, moeten er verschillende aspecten in overweging worden genomen. Ongeacht de individuele factoren geldt echter dat een Digital Adoption Platform duurzaam en organisatie breed moet worden ingezet en daarvoor moet steunen op de volgende drie pijlers:
- Enterprise Readiness
- Analyse- en rapportagemogelijkheid
- Technology en Business Guidance
1. Een DAP is enterprise ready
Het waardevolle potentieel van een Digital Adoption Platform kan alleen volledig benut worden als het "Enterprise ready" is- zoals bijvoorbeeld tts performance suite. Dit betekent dat de DAP niet alleen deelaspecten van de digitale verandering ondersteunt, maar de volledige transformatie van het bedrijf. En dat de implementatie moeiteloos kan worden geschaald, zonder noemenswaardige IT-inspanningen, naar aanvullende applicaties, gebruikers of entiteiten. Kenmerken die de "enterprise ready" status bepalen, zijn onder andere:
-
Mogelijkheid tot gebruik in meerdere toepassingen:
Gebruikers kunnen procesoverstijgend ondersteund worden met uniforme begeleiding in elk willekeurig Windows- en webapplicatie.
-
Open interfaces:
Via open interfaces, inclusief Single Sign-on en integratiemogelijkheden, kunnen gebruikers moeiteloos toegang krijgen tot alle interne kennisbronnen. Dit resulteert in een "Single Source of Truth" en lost silo's op. -
Efficiënte kennisoverdracht:
Met behulp van verschillende contentformaten kan kennis efficiënt worden overgedragen. Verschillende leerstijlen en kennisniveaus kunnen generatieoverschrijdend worden overwogen. -
Meertaligheid:
Aangezien inhoud in veel verschillende talen kan worden gecreëerd en kan worden weergegeven afhankelijk van de interface van de gebruiker, kan de DAP comfortabel wereldwijd worden ingezet. -
IT-beveiliging en gegevensbescherming:
Voldoet aan geldende vereisten zoals de AVG of de EU-richtlijn gegevensbescherming. Tegelijkertijd beperkt de DAP de flexibiliteit niet en kan deze zich aanpassen aan de bestaande technologiestack zonder uitzonderingen te vereisen. -
Flexibele software-implementatie:
De DAP is beschikbaar als SaaS en "on premises" en kan onbeperkt worden geïntegreerd in de bestaande IT-architectuur van een bedrijf.
2. Een DAP maakt analyse en rapportage mogelijk
Of een Digital Adoption Platform geschikt is voor strategisch gebruik in een bedrijf, hangt ook sterk af van de analyse- en rapportagefuncties ervan. Deze helpen bij het monitoren van het gebruiksgedrag en de kennisbehoefte van medewerkers. Tegelijkertijd bieden ze belangrijke inzichten in de voortgang van digitalisering en vormen ze de basis voor datagestuurde optimalisatie.
Een overzichtelijk dashboard ondersteunt het bedrijf bij het letterlijk in de gaten houden van de belangrijkste KPI's, aangezien visueel weergegeven gebruiksgegevens gemakkelijk worden begrepen. Het bedrijf kan direct zien welke inhoud intensief wordt gebruikt, waar content ontbreekt en waar mogelijk digitale wrijvingspunten bestaan. Filterfuncties - bijvoorbeeld op basis van rollen, segmenten en locaties - dragen bij aan het verbeteren van de inhoud op maat en het minimaliseren van procesonderbrekingen.
3. Een DAP biedt Technology en Business Guidance
De meeste Digital Adoption Platforms ondersteunen gebruikers door hen te laten zien hoe specifieke nieuwe software correct moet worden gebruikt - puur technologische begeleiding dus. Maar voor de langere termijn zijn er twee soorten begeleiding nodig:
-
Een DAP biedt uitgebreide technologische begeleiding, wat betekent dat het een soepele workflow garandeert, zelfs over meerdere zakelijke toepassingen. Onzekerheden bij het gebruik van nieuwe software worden weggenomen.
-
Een DAP biedt procesgerichte begeleiding. Door directe toegang tot proceskennis, regelgeving en bedrijfsspecifieke knowhow draagt het bij aan de autonome uitvoering van taken, ongeacht de te gebruiken software. Het begrip van veranderde werkmethoden groeit.
Door een combinatie van technologische begeleiding en procesbegeleiding ontwikkelen medewerkers een hoge acceptatie van veranderingen. Er ontstaat een productieve synergie tussen mensen, processen en technologieën.
Conclusie
Een Digital Adoption Platform moet niet alleen de algehele strategie van een bedrijf ondersteunen, maar ook voldoen aan de behoeften van eindgebruikers en auteurs. Alleen dan draagt het bij aan het wegnemen van onzekerheden, het wegnemen van blokkades en het in gang zetten van de verandering naar een technologiegerichte cultuur.
Hiervoor moet een DAP Enterprise Readiness bieden, technologische en procesbegeleiding bieden, evenals analyses en rapportage mogelijk maken. En dit alles in één pakket, zodat de eeuwige taak van digitale transformatie op een solide basis rust.
