Digitale werkplek - wat u moet weten

Ben je nog aan het werk, of ben je al productief? Toegegeven, het idee voor deze slogan is niet van ons. Maar de vraag raakt de kern van de zaak. Volgens Gartner Research besteden werknemers immers 61 procent van hun tijd aan het managen van werk en slechts 39 procent aan het nemen van doelgerichte en effectieve maatregelen.

Hoe ziet de dagelijkse werkroutine van de meeste werknemers eruit? Besteedt niet iedereen, althans in zijn beleving, veel te veel tijd aan het zoeken naar documenten of informatie? Dit is meestal niet te wijten aan een gebrek aan organisatie, maar eerder aan de complexe architectuur van het softwarelandschap waarmee wij werken, aangezien wij te maken hebben met verschillende op zich zelf staande oplossingen zoals intranet, enterprise content management en diverse samenwerkingstools, en moeizaam informatie uit al deze bronnen moeten verzamelen. Volgens een studie neemt deze zoektocht bijna twee uur per dag in beslag. Onvoldoende digitalisering schaadt de motivatie en de inzet van de werknemers. En we hebben het hier niet over individuele gevallen. Bijna alle werknemers worden geconfronteerd met geïsoleerde toepassingen. De onvermijdelijke interfaces tussen applicaties brengen workflows en processen tot stilstand en hebben een nadelig effect op de productiviteit van individuen.

De Corona-crisis heeft het probleem nog verergerd. Want door de verschuiving naar het thuiskantoor zijn de interfaces in veel bedrijven verbrokkeld geraakt, en zijn er soms zelfs breuken ontstaan, bijvoorbeeld wanneer werknemers in het thuiskantoor niet langer toegang hebben tot alle documenten en informatie die zij voor hun werk nodig hebben. Of wanneer de samenwerking met collega's, partners en klanten wordt belemmerd door het technologische framework. Dan rijst de vraag: welke hardware en welk gereedschap heb ik eigenlijk nodig voor mijn werk om volledig te kunnen werken?

Nu is het tijd voor de digitale werkplek. De term ligt momenteel op ieders lippen in de IT-wereld, en we denken onvermijdelijk aan moderne technologieën zoals kunstmatige intelligentie, chatbots, mobiele apparaten, virtuele realiteit en cloudoplossingen. De digitale werkplek geeft vorm aan de arbeidswereld van vandaag en staat in zekere zin voor een moderne en nieuwe manier van werken die rekening houdt met veel verschillende factoren, waaronder ruimte, omgeving, technologieën en hulpmiddelen.

De term werd in 1993 bedacht door IT-specialisten Charles Grantham en Larry Nichols in hun boek "The Digital Workplace: Designing Groupware Platforms". Als u de term op internet opzoekt, zult u geen eensluidende definitie vinden. Sommigen omschrijven de digitale werkplek als een softwareoplossing, een centraal digitaal werkplatform dat gebruikers voorziet van alle informatie, programma's en functies die zij nodig hebben om hun werk te doen. Anderen beschouwen het als de volgende evolutionaire fase van de werkplek, waarbij het woord "plaats" verkeerd kan worden opgevat, omdat de Digitale Werkplek niet langer voorziet in een vaste plaats om te werken. De digitale werkplek bevindt zich overal waar mensen productief zijn - dit kan op kantoor zijn, in het thuiskantoor of waar ook ter wereld, op voorwaarde dat deze "plaats" over een internetverbinding beschikt.

Kenmerkend voor de Digitale Werkplek is een zekere dynamiek. Gartner definieert het zelfs als een cruciaal kenmerk en beschrijft de digitale werkplek als "het resultaat van een voortdurende inspanning om een gebruiksvriendelijke IT-omgeving te creëren [...] die zowel de betrokkenheid van werknemers als de wendbaarheid verhoogt", een ideale toestand die het nastreven waard is.

De vraag naar een algemeen geldige definitie kan derhalve niet eenduidig worden beantwoord. Als we de verschillende benaderingen bekijken, komt één centraal inzicht naar voren: elke definitie van digitale werkplek streeft met haar benaderingen één doel na: gebruikers een effectieve werkomgeving bieden - of dat nu strategisch, conceptueel of technologisch is - zodat zij hun taken snel en gemakkelijk kunnen uitvoeren.

Daarom moet de digitale werkplek holistisch worden bekeken - als een nieuw en modern concept van werk, werkplek en werkomgeving.

Deskundigen zijn het thans in ruime mate eens over een dergelijke holistische aanpak. Maar hoe ziet het er in de praktijk uit? Gezien het toenemend belang van het thuiskantoor zijn de ondernemingen gedwongen adequaat te reageren. Zij moeten hun werknemers voorzien van hardware en software, alsmede van een beveiligde verbinding met het bedrijf. Als er echter overhaast wordt gehandeld, zoals bij het begin van de pandemie in 2020, bestaat het gevaar dat er overhaast wordt gehandeld en digitale oplossingen worden ingevoerd die indruisen tegen het concept van de Digitale Werkplek. Hier wordt snel een samenwerkingsoplossing toegevoegd of daar wordt een nieuwe tool geïnstalleerd. Het resultaat is een digitale lappendeken waarmee kan worden gewerkt, maar alleen ten koste van de productiviteit, om nog maar te zwijgen van de daaruit voortvloeiende veiligheidsrisico's (trefwoord: schaduw-IT).

Niet zo met de Digitale Werkplek. Er is geen ontkomen aan dit concept, vooral in tijden van digitale transformatie. De digitale werkplek maakt een einde aan tijdrovers en zorgt zo voor een hogere productiviteit. De voordelen.

• Het maakt processen, klantenservice en samenwerking efficiënter.
• Het bevordert innovatie, versnelt de marktintroductie van nieuwe producten en diensten, en vereenvoudigt de onboarding van werknemers.
• Het verbetert het evenwicht tussen werk en privéleven en stimuleert de motivatie en de inzet van de werknemers.
• Het vermindert de veiligheidsrisico's.

De volgende punten laten zien hoe de investering in digitalisering en virtuele samenwerking een positief effect heeft en zo de behaalde winst meetbaar maakt:

Neem bijvoorbeeld samenwerking

Gemiddeld nemen werknemers deel aan 62 vergaderingen per maand; dat is 30 uur per week, waarvan 30 tot 50 procent door de deelnemers als verspilde tijd wordt beschouwd, volgens een onderzoek. De digitale werkplek helpt niet-productieve vergaderingen te elimineren, bijvoorbeeld doordat er geen statusvergaderingen meer nodig zijn waarin alleen to-do lijstjes worden gecontroleerd - een besparing van ongeveer € 9.000 per werknemer per jaar. Een vergelijkbaar bedrag wordt bespaard wanneer de Digitale Werkplek het vervelende e-mailbeheer overbodig maakt.

Neem bijvoorbeeld onboarding

Hoe sneller nieuwe werknemers aan de slag gaan, hoe eerder het bedrijf de vruchten plukt en hoe kleiner de kans dat de nieuwe aanwinst het bedrijf snel weer zal verlaten. Uit onderzoek van Glassdoor, de beheerder van een website waar voormalige en huidige werknemers hun bedrijf kunnen beoordelen, is gebleken dat bedrijven met digitale onboarding meer dan 80 procent meer kans hebben om werknemers op de lange termijn te behouden dan bedrijven met een traditioneel aanwervingsproces.

Neem bijvoorbeeld de betrokkenheid van werknemers

Volgens het Amerikaanse opinieonderzoeksinstituut Gallup hebben gemotiveerde werknemers een betere band met hun klanten, zijn ze productiever en handelen ze over het algemeen 21 procent effectiever dan minder gemotiveerde werknemers. Omgekeerd betekent dit: Voordeel Digitale Werkplek! Want de inzet van de werknemers neemt in dezelfde mate toe als de kwaliteit van de technologische en IT-apparatuur van de werkplek toeneemt. Veel bedrijven besteden nog te weinig aandacht aan deze verbinding, ook al zou bijna de helft van de werknemers graag betere toepassingen en digitale mogelijkheden hebben.

Het is aantoonbaar de moeite waard voor een organisatie om een digitale werkplekstrategie te ontwikkelen en uit te voeren, op voorwaarde dat daarbij rekening wordt gehouden met factoren als holisme en dynamiek, en dat de digitale werkplek zo nodig altijd kan worden aangepast aan de veranderende werkomgeving van de betrokkenen. Elke Digitale Werkplek moet individueel worden ontworpen, een "one size fits all" aanpak is uit den boze, in plaats daarvan moet een holistische benadering worden gekozen.

Enerzijds moet rekening worden gehouden met de werknemers: Hoe moet de digitale werkplek worden ontworpen zodat de werknemer zijn of haar werk zo goed mogelijk kan doen? Welke IT-toepassingen zijn nodig om zijn of haar dagelijkse werk te vergemakkelijken? Want met de best mogelijke ondersteuning zijn werknemers meer geëngageerd, flexibeler en productiever. Dit kan op zijn beurt een positief effect hebben op de tevredenheid van klanten en consumenten en het algemene succes van de onderneming bevorderen.

Maar ook de juiste keuze van instrumenten, technologieën en toepassingen speelt een belangrijke rol. De centrale vragen hier zijn: Gebruiken werknemers mobiele apparaten of liever desktops? Hoe vindt de uitwisseling van informatie plaats en waar kan zij worden gevonden? Bij de beantwoording van deze vragen moet rekening worden gehouden met de vorige punten over gebruikerseisen.

Alleen als werknemers harmonieus omgaan met de tools, technologieën, applicaties en mobiele apparaten die ze op hun digitale werkplek tot hun beschikking hebben en de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben, kunnen we spreken van een succesvolle werknemerservaring. Dan zullen de werknemers zich ook identificeren met de waarden, de boodschap en de algemene richting van het bedrijf. Dit is de basis voor een positieve bedrijfscultuur - en het ideale model van een digitale werkplek.

Om dit doel te bereiken, moet eerst de uitgangssituatie in de onderneming worden vastgesteld aan de hand van de volgende vragen:

1. Wie zijn onze werknemers, en welke apparatuur en toepassingen hebben zij nodig om hun werk zo goed mogelijk te doen?
2. Hoe is onze IT-infrastructuur opgezet en welke technologieën en toepassingen gebruiken wij reeds?
3. Waar liggen de leemten die moeten worden opgevuld tussen de behoeften van de werknemers en de beschikbare toepassingen?
4. In welke mate heeft elke werknemer toegang tot de informatie en tools die hij of zij nodig heeft, ongeacht het apparaat of de locatie?
5. Hoe goed kennen onze werknemers de boodschap, de waarden en de algemene richting van de onderneming, en in welke mate weten zij hoe zij kunnen bijdragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van de onderneming?
6. Hoe goed zijn onze systemen geïntegreerd en hoe effectief en efficiënt grijpen zij in elkaar?
7. Wat is de digitale werkomgeving en welke digitale oplossingen (platform of intranet) zijn reeds beschikbaar?
8. Wat zijn de ervaringen van werknemers met hun huidige digitale werkplek en met virtuele samenwerking?
9. Hoe zien wij de Digitale Werkplek van de toekomst voor ons, en in hoeverre sluit dit ontwerp aan bij de boodschap, doelstellingen en cultuur van ons bedrijf? Hoe draagt de Digitale Werkplek bij tot het bereiken van de doelstellingen?

Uit de vragen blijkt hoe belangrijk het is de behoeften van de werknemers te kennen en te begrijpen. Alleen dan kunnen de juiste digitale oplossingen worden geselecteerd. Zich beperken tot de selectie alleen zou echter tekortschieten als maatstaf voor een gezonde digitale werkplekstrategie. De ontwikkeling van een dergelijke strategie beïnvloedt veeleer de oriëntatie, de cultuur en zelfs het zelfbeeld van de onderneming en de toekomst als geheel - en wel in positieve zin.

Wie op tijd handelt en werk maakt van de digitale transformatie en de ontwikkeling en implementatie van een digitale werkplekstrategie, kan de concurrentie in de toekomst voorblijven. De investering loont. De aanpak moet echter holistisch en dynamisch zijn, en er zijn individuele maatregelen nodig om het doel te bereiken; "one size fits all" zal hier niet tot succes leiden.