Het moment is nu! Performance Support tijdens en na de Corona crisis

Het moment is nu! Performance Support tijdens en na de Corona crisis

Thuiswerken is inmiddels voor veel mensen een ‘dagelijkse realiteit’. De druk op uw medewerkers wordt groter. Collega’s om iets aan te vragen zijn niet meer in de buurt terwijl de organisatie vraagt om correct te werken met in achtneming van alle regels met betrekking tot governance, riskmanagement en compliancy. Het gaat dan niet om het gebruik van enkel Microsoft Teams of Zoom voor virtuele vergaderingen of virtuele trainingen, maar vooral ook om het werken met bedrijfskritische applicaties. Voorheen was de toegang tot deze applicaties vaak niet eens mogelijk vanuit thuis, maar nu worden de poorten opengezet om de continuïteit van de organisatie te waarborgen. Het gaat nu dus niet alleen om het vinden van creatieve oplossingen voor samenwerking tijdens de crisis, maar ook om zelfredzaamheid en verantwoord gebruik maken van bedrijfskritische applicaties.

Mensen komen meestal met de meest creatieve ideeën als het gaat om het vinden van ‘kortetermijnoplossingen’. Niet de verantwoorde, veilige en duurzame omgang met informatie staat hier centraal, maar de continuïteit en haalbaarheid op korte termijn. Vaak is het dan ook gewoon gemak en fouten zijn snel gemaakt. En juist die situatie wilt u als organisatie voorkomen.

Een virtuele assistent die continu beschikbaar is

Hoewel medewerkers vaak al getraind zijn in deze kritische bedrijfsapplicaties, zijn ze nu op zichzelf aangewezen- en niet in staat om problemen direct aan een collega voor te leggen. Een virtuele assistent die continu beschikbaar is om op een contextgevoelige manier relevante informatie te verstrekken, kan de last voor de medewerker aanzienlijk verlichten en bijdragen aan een zorgvuldige werkwijze. Wat als al die bestaande instructies en voorschriften nu op een contextgevoelige manier beschikbaar kunnen worden gesteld, zodat medewerkers niet hoeven te zoeken of te handelen op de automatische piloot en dus fouten kunnen maken? Ook als de software wordt geüpdatet (wat steeds vaker gebeurt) blijft de medewerker ondersteund en up-to-date. Een dergelijke oplossing bestaat al langer, maar is nog lang niet bekend onder het grote publiek. In vakjargon wordt het Electronic Performance Support System (EPSS) genoemd, maar u mag het ook gewoon ‘Leren in het werkproces’ noemen.

Het moment is nu!

Meer dan ooit is het belangrijk dat u grip houdt op uw thuiswerkende medewerkers en hen te voorzien van relevante instructies op het moment van behoefte, direct in het werkproces. Nu is het moment om breder te kijken naar leren. Leren vindt immers niet alleen plaats in een georganiseerde activiteit zoals een training of e-learning, maar vooral ook op de werkplek op het moment van toepassing. Nu mensen gewend zijn aan een bepaalde mate van digitalisering, staan ze open voor andere vormen van leren en ondersteuning. Daar waar in het verleden een intensief change management traject nodig was om mensen te verleiden om op een andere manier te leren, wordt de behoefte nu concreet gevoeld en wordt het als iets van zelfsprekends ervaren. Het is tijd om leren op een andere manier te ondersteunen: met Performance Support.  Dit is het moment om de juiste koers uit te zetten, ook voor de tijd na Corona, want thuis werken wordt een blijver, ‘Het nieuwe normaal’. the New Normal! Durf de stap te zetten, de lange adem te hebben en te investeren. Performance Support is zeer effectief en kan in deze tijd tevens kosten besparen als het gaat om trainingstijd en calls naar uw helpdesk. 

Vervangt Performance support alles wat we hebben op het gebied van leren?

De vraag komt nu natuurlijk op of Performance Support andere leervormen vervangt. Het antwoord is kort: Nee. Er zijn meerdere momenten van leren. Als iets nieuw is of u wilt zich echt verdiepen, zijn formele leervormen nog steeds zeer effectief, maar op het moment van toepassen, bij het oplossen van een probleem of bij het omgaan met een wijziging is Performance Support een zeer effectieve oplossing. Bij het maken van een leeroplossing dient dan ook te worden uitgegaan van al deze leermomenten (5 Moments of Need). Er zijn diverse tools op de markt die dit concept ondersteunen. Zoekt u maar eens in Google op ‘Electronic Performance Support’. Het beste is natuurlijk als  

  • de gebruiker daadwerkelijk wordt ondersteund in zijn of haar workflow,  
  • de ondersteuning wordt aangeboden in de context van de werkzaamheden,  
  • precies genoeg informatie biedt om de werkzaamheden optimaal uit te kunnen voeren en 
  • alle leercontent gemaakt, onderhouden en aangeboden kan worden vanuit één platform