Live-ticker: Hoe een LMS op afstand te implementeren

In deze live-ticker kunt u dit ongewone project virtueel volgen. Lees meer over de uitdagingen waar het projectteam voor stond en de mogelijkheden die deze bijzondere omgeving biedt.

Wil je geen update missen? Schrijf je dan gewoon in op onze nieuwsbrief.

De start van het project voor de introductie van het SAP SuccessFactors Learning Management System (LMS) bij Randstad was gepland voor medio april 2020 en viel daarmee in de eerste weken van de Coronagerelateerde lockdown. In plaats van het project voor onbepaalde tijd uit te stellen, besloot Randstad echter de software op afstand te implementeren. Het doel: Randstad wilde binnen enkele maanden een afgeronde softwareoplossing hebben.

De algemene voorwaarden waren ideaal: aangezien SuccessFactors cloud-gebaseerde software is, waren er geen lokale computers nodig. Daarnaast waren alle medewerkers al uitgerust met een laptop, camera en microfoon. Hierdoor hadden ze zonder problemen toegang tot het LMS vanuit hun thuiskantoor. Als gevolg daarvan waren er geen reis- en hotelkosten - een goede manier om financiële middelen te besparen in tijden van de Corona-pandemie.

Aangezien echter tot op heden niemand een systeem op afstand heeft geïmplementeerd, waren er zowel bij Randstad als bij de implementatiepartner in eerste instantie zorgen:

• Kunnen de deadlines worden gehaald en kan het LMS ondanks de bijzondere omstandigheden op de streefdatum live gaan?
• Is het mogelijk om een coöperatieve samenwerking te realiseren die persoonlijke aspecten omvat door middel van online vergaderingen alleen?

Het SuccessFactors-project is begin mei van start gegaan. De officiële aftrap werd echter niet, zoals gebruikelijk, geregeld als een persoonlijke ontmoeting, maar vond, na de eerste afspraken en voorbereidingen, plaats via Google Hangouts, met twee verschillende groepen deelnemers:

Eerst ontmoette iedereen die betrokken zou zijn bij het verloop van het project - van IT tot projectmanagement en van de gegevensbeschermingsfunctionaris tot de gespecialiseerde afdeling. Tijdens deze bijeenkomst werden het projectplan en de mijlpalen gepresenteerd en werd de implementatiepartner geïntroduceerd.

Vervolgens werden de volgende stappen besproken binnen het kernteam, bestaande uit gespecialiseerde afdeling, projectmanagement en implementatiepartner, zoals: Wat heeft prioriteit? Welke deadlines moeten worden gepland? Welke personen zullen er bij betrokken zijn?

De concrete implementatie van het LMS-project begon met de basisconfiguratie van het testsysteem, net als een implementatie ter plaatse. Het werd echter al snel duidelijk dat het uitvoeringsconcept, dat gebruikelijk was onder "normale" omstandigheden, moest worden aangepast aan de uitzonderlijke omstandigheden. Vooral de vraag hoe de implementatie gericht en stipt kon worden uitgevoerd, ondanks de talrijke afwezigheden door arbeidstijdverkorting, deeltijdwerk, zwangerschapsverlof en de Corona lockdown, vormde in het begin een grote uitdaging voor het team.

Wilt u weten hoe het projectteam deze taak onder de knie heeft? In augustus publiceren we hier een nieuw artikel, dat inzicht geeft in de realisatie en communicatie binnen het project.

Corona-gerelateerde lockdown, werktijdverkorting, deeltijdwerk, zwangerschapsverlof - leer in deze update hoe het klassieke implementatieconcept werd aangepast aan de ongewone omstandigheden van het remote project. Het doel: De werkpakketten moesten snel worden verwerkt en de communicatie moest zo effectief mogelijk zijn om de deadline voor de go-live te halen.

Implementatieprojecten beginnen meestal met een ééndaagse kick-off workshop bij de klant. Tijdens deze workshop leren de projectleden elkaar persoonlijk kennen en vindt er een introductie plaats in het verloop en de organisatie van het project. In tijden van de Corona lockdown zou zo'n gebeurtenis echter zeer nalatig zijn geweest, vandaar dat - trefwoord remote project - het virtueel plaatsvond.

Voor dit doel werden twee kick-off meetings van een uur met Google Hangouts gehouden - de eerste alleen met het kernteam, de tweede met alle deelnemers van het project. Dit zorgde ervoor dat de thema's op een doelgroepspecifieke manier en indien nodig in een professionele rondetafelconferentie konden worden besproken. Al tijdens de kick-off was het team zeer optimistisch en ging het ervan uit dat ze het project "normaal" zouden kunnen uitvoeren in het verdere verloop van het project. Deze hoop werd echter snel de bodem ingeslagen door de aanhoudende coronapandemie en de verdere procedure moest worden aangepast aan de bijzondere situatie.

Terwijl de standaardconfiguratie van de LMS SAP SuccessFactors alleen door de implementatiepartner wordt uitgevoerd, moeten de pakketten die aan het basispakket worden toegevoegd in detail worden besproken met de relevante contactpersonen van de IT-afdeling en de bedrijfsafdeling van de klant. Alleen een nauwe coördinatie kan ervoor zorgen dat de specifieke aanpassingen in het systeem naar volle tevredenheid van de klant worden geconfigureerd. In het geval van Randstad ging het vooral om klantspecifieke rapporten, automatische systeemmeldingen, een rol- en autorisatieconcept, gegevensbescherming, virtuele klassikale training en de integratie van quizzen en toetsen.

Onder normale omstandigheden worden meestal een of twee dagen durende workshops gehouden over de verschillende onderwerpen. Hier wordt de klant niet alleen voorzien van de nodige theoretische kennis, maar worden ook de eerste beslissingen over de implementatie genomen. Het zou echter niet opportuun zijn geweest om deze workshops één op één naar een virtueel formaat over te brengen, aangezien afspraken op afstand een veel grotere concentratie van de deelnemers vereisen. In dit geval konden de deelnemers ook geen hele werkdag vrij nemen voor deze afspraken vanwege arbeidstijdverkorting en zwangerschapsverlof. Er was dus een nieuw concept nodig.

Het projectteam heeft daarom besloten om de klantspecifieke eisen niet in een grote bijeenkomst, maar in individuele themasessies te verduidelijken. Hierdoor waren de virtuele vergaderingen beduidend korter (gemiddelde duur ca. twee tot drie uur), maar vonden ze vaker plaats.

Hoe dit er in de praktijk uitzag wordt geïllustreerd door het voorbeeld van "Quiz en examens". Voor dit onderwerp zijn verschillende korte data met verschillende doelstellingen gepland:

• In de eerste sessie met de hoofdcontactpersoon van Randstad werden de eisen vastgelegd en de systeemopties besproken. Onder andere zijn de verschillende instelmogelijkheden in het systeem met betrekking tot de enquêtes besproken, zijn de systeemkantopties bij het gebruik van de "checks" functie als voorbeeld getoond en zijn de target/actuele processen van de klant geanalyseerd.
• Daarna vond een aantal korte consultaties plaats waarbij de eisen en mogelijkheden tot in detail werden vergeleken en de eerste werkzaamheden werden uitgevoerd. Randstad heeft besloten de testoptie te gebruiken en heeft reeds de configuratie-instellingen gedefinieerd die in het LMS in kaart moeten worden gebracht. Om het bedrijf te ondersteunen bij het opstellen van het auditconcept en om de deadline voor de implementatie in het systeem te halen, werd ook op korte termijn een coördinatievergadering opgezet, waarin de implementatiepartner de open vragen beantwoordde.
• In een ongeveer drie uur durende trainingssessie aan het eind leerden de medewerkers van de uitvoerende afdeling hoe ze in de toekomst hun eigen examens kunnen maken. Het spreekt voor zich dat de implementatiepartner altijd beschikbaar was voor vragen tijdens de latere implementatie.

Deze procedure heeft zich in de praktijk bewezen. Naast een positief effect op de sfeer in het team, droeg het vooral bij aan een goede coördinatie, een hoge mate van flexibiliteit en uiteindelijk aan een snelle en efficiënte uitvoering van het project. En de persoonlijke samenwerking heeft er ook baat bij gehad. Doordat het camera-on-policy en de regelmatige afspraken de deelnemers snel vertrouwd maakten met elkaar, en ondanks de fysieke afstand, ontstond er een gevoel van saamhorigheid.

Naast de vakinhoudelijke afspraken werd er één keer per week een half uur durende status meeting gehouden via Google Hangouts om de eerdere afspraken en geplande activiteiten te bespreken en om de voortgang van het project te documenteren. Deze reguliere bijeenkomst werd bijgewoond door alle projectleden - van de projectmanager tot de bedrijfsafdeling en van IT tot de implementatiepartner. Om ervoor te zorgen dat iedereen te allen tijde toegang had tot alle documenten, werd Google Drive gedurende het hele project gebruikt als centrale plek voor documentopslag. Dit maakte een doelgerichte en efficiënte projectuitvoering mogelijk.