Migratie naar SAP S/4HANA: medewerkers meenemen en inspireren met gerichte ondersteuning
Sandro Franke
Josephine zu Stolberg (EY)
Een soepele instap in het intelligente ERP-systeem is echter alleen mogelijk als uw eindgebruikers zijn opgeleid en in staat worden gesteld om soepel en efficiënt in het live-systeem te werken. Dit is de enige manier om het volledige potentieel van een SAP S/4HANA-migratie te realiseren.
Maar hoe kan een dergelijk empowerment programma slagen in de context van een ingrijpende SAP S/4HANA-migratie met een opleidingsbehoefte voor duizenden eindgebruikers?
Het EY Software Enablement team en tts hebben een manier gevonden om deze grote opleidingsvraag te managen dankzij uitgebreide ervaring, de juiste technologie en grote leerexpertise.
In het volgende delen deskundigen van EY en tts hun inzichten in het omgaan met SAP S/4HANA-transformaties, waarbij de nadruk ligt op de grootste uitdagingen vanuit een opleidingsperspectief en best practices in het enablement-concept.
Wat zijn de concrete uitdagingen om medewerkers uitgebreid maar op een rolspecifieke manier voor te bereiden voor SAP S/4HANA?
Voor de meeste bedrijven is de invoering van SAP S/4HANA synoniem met meer wendbaarheid en concurrentievermogen. Maar de invoering van het nieuwe platform brengt ingrijpende veranderingen met zich mee, vooral voor werknemers: zij moeten nieuwe manieren van werken leren, zoals het gebruik van de SAP Fiori-apps, embedded analytics of AI. Ze staan ook voor de uitdaging om hun weg te vinden in een dynamische werkomgeving met geautomatiseerde end-to-end processen en rolgebaseerde taken. Een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle introductie in SAP S/4HANA is daarom een opleidingsconcept dat vertrouwen wekt in de nieuwe softwareomgeving en medewerkers laat zien hoe ze de mogelijkheden van SAP S/4HANA in hun voordeel kunnen gebruiken. Hierbij is het belangrijk om vanaf het begin de hele levenscyclus van de applicatie in ogenschouw te nemen: vóór de go-live, tijdens de go-live en natuurlijk de lopende operatie na de go-live.
Een van de grootste uitdagingen is het ontwikkelen van een opleidingsconcept dat de werkelijke opleidingsbehoeften per doelgroep weerspiegelt en laat zien op welke gebieden de eindgebruikers nieuwe of gewijzigde werkprocessen dienen te adopteren. Veel te vaak worden werknemers bijna overweldigd door een overvloed aan opleidingen met nieuwe kennis die uiteindelijk weinig relevant is voor hen en hun dagelijkse taken. Wanneer systeemtrainingen en e-learnings zich opstapelen en bijscholing voor de betrokkenen een gigantische opgave wordt, gaat het de werknemers tegenstaan en neemt hun bereidheid af om te leren omgaan met gewijzigde werkprocessen, nieuwe taken of rollen.
Een andere uitdaging is de timing van de opleiding. Vooral in het kader van SAP S/4HANA-migraties komt steeds weer de vraag op wanneer de opleiding aan de werknemers kan worden aangeboden, maar ook wanneer de werknemers er gebruik van willen maken.
Enerzijds gaat het om de beschikbare middelen: wanneer zijn gedefinieerde opleidingen, afgeronde en geteste end-to-end processen beschikbaar? Wanneer is een live toepassing toegankelijk? Wanneer hebben de procesdeskundigen of key users tijd om de training en live training te ontwikkelen?
Anderzijds gaat het om de vraag naar opleiding: Opleidingsaanbiedingen worden namelijk vooral opgepakt wanneer een direct verband tussen theorie en dagelijkse praktijk voor de werknemers evident is. De aandacht van de lerenden is het grootst wanneer zij zelf de noodzaak van bijscholing inzien. Deze motivatie moet zeker worden gezien in de context van procesgerelateerde en technische opleidingen - zoals in het geval van een SAP S/4HANA-transformatie.
Een grote uitdaging voor medewerkers, zo constateren wij in de praktijk, is het gericht doorwerken van processen over applicaties heen. Dat is belangrijk, want bij processen die in SAP S/4HANA in kaart zijn gebracht, is cross applicatie werken de norm.
Josephine zu Stolberg, Senior Consultant, People Advisory Services, EY
Bij digitale transformaties en ook bij S/4HANA migraties zien we keer op keer bij onze klanten hoe belangrijk de koppeling tussen verandering en leren is: elke leerervaring gaat gepaard met een persoonlijke verandering voor de betrokken medewerkers. Een sterke relatie tussen de mate van persoonlijke verandering en de geboden leerervaring is een must!
Welke oplossingen zijn er om deze uitdagingen aan te gaan?
In het geval van SAP S/4HANA migraties waarbij de verandering op procesniveau plaatsvindt en waaruit vervolgens de opleidingsbehoefte kan worden afgeleid, is het raadzaam om de opleidingsbehoefte parallel en aanvullend aan de analyse van de veranderingsbehoefte te onderzoeken. Op die manier kunnen zowel de mate van verandering als de opleidingsbehoeften in een vroeg stadium worden bepaald voor elk end-to-end proces - idealiter per bedrijfsrol en met een voorkeur voor de opleidingsvormen. Dit bespaart niet alleen tijd maar ook capaciteit, en de betrokkenheid van procesdeskundigen is niet absoluut noodzakelijk. Op basis van de resultaten van de analyse kan een op het systeem afgestemd opleidingsaanbod en een doelgroepgericht veranderings- en communicatiepakket worden samengesteld. Met zo'n gecoördineerd veranderings- en opleidingsplan kunnen de thematische bouwstenen en gedetailleerde opleidingsplannen zorgvuldig worden voorbereid:
- SAP S/4HANA implementatie
- Voordelen van SAP S/4HANA voor de organisatie en het dagelijkse werk in het systeem
- Overzicht van functiespecifieke functionaliteiten en mogelijkheden van SAP S/4HANA
- SAP S/4HANA als "intelligente ERP" in combinatie met andere cloudoplossingen
En hoe wordt deze inhoud het best gecommuniceerd naar de doelgroepen?
"Elke organisatie, werk- en leercultuur is anders, er is geen one-size-fits-all recept. Wij adviseren een gezonde mix van communicatie- en opleidingsvormen", zegt Josephine zu Stolberg.
Of het nu gaat om een live training, Q & A of hop-in sessie - een interactieve uitwisseling met procesdeskundigen is goud waard voor een snel en diepgaand begrip van de nieuwe processen en systeemprocedures.
Bovendien is de betrokkenheid van belangrijke gebruikers als trainers en change managers nuttig en kan het duurzame SAP S/4HANA faciliteren en de empowerment van werknemers tijdens de transformatie bevorderen.
De nadruk van de opleiding van de medewerkers moet echter liggen op het gebruik van de doeltoepassing. Uiterlijk vanaf de go-live moeten eindgebruikers de nieuwe processen kunnen gebruiken en direct in de live-omgeving contextgevoelige ondersteuning krijgen, zoals stapsgewijze instructies, velduitleg, documentatie, e-learning nuggets en links naar verdere informatie, met behulp van een DAP (Digital Adoption Platform).
Kan softwaretechnologie dergelijke complexe transformatieprojecten ondersteunen en concurrentievoordelen genereren?
"Het korte antwoord is ja!" zegt Sandro Franke, Business Development & Professional Services bij tts. "Met het digitale adoptieplatform tts performance suite concentreer je de volledige interne kennis op één plek. Tegelijkertijd breng je die direct naar de digitale werkplek - precies afgestemd op de werkcontext en de rol. Zo geef je je medewerkers de ondersteuning die ze nodig hebben bij het omgaan met SAP S/4HANA."
De applicatiehulpmiddelen kunnen worden toegewezen aan specifieke taken die zich voordoen tijdens de dagelijkse werkzaamheden in SAP S/4HANA. Het Digital Adoption Platform levert relevante kennis over processen, workflows en regels en procedures, maar ook andere informatiebronnen kunnen worden geïntegreerd. Zo wordt tts performance suite de centrale ingang voor alle vragen, uw single source of truth.
Het gebruik van een Digital Adoption Platform als onderdeel van uw SAP S/4HANA-transformatieproject levert uw organisatie diverse concurrentievoordelen op:
- Vermindering van bedieningsfouten en dus verhoging van de gegevenskwaliteit
- Een basis creëren voor datagestuurde bedrijfsbeslissingen
- Betere controle over activa, cashflow en boekhouding
- Optimalisatie van inkoop, productie, voorraad en orderverwerking
- Verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening
- Ontlasting van de helpdesk
- Kennisbehoeften in de organisatie blootleggen via geïntegreerde analyses
- Werknemers in staat stellen altijd efficiënt te werken met verschillende toepassingen in vaste en mobiele werkscenario's
Hoewel een SAP S/4HANA-migratie voor elke organisatie een uitdaging vormt en enorme kosten-, tijd- en middelenintensieve inspanningen met zich meebrengt, biedt zij ook veel kansen, met name in de context van software enablement. De mogelijkheid om werknemers te kwalificeren terwijl ze direct in de applicatie werken, kan nieuw kwalificatiepotentieel blootleggen en een blijvende stempel drukken op uw leer- en organisatiecultuur. EY en tts zijn zich bewust van de hoge mate van transformatie, ze kennen zowel de uitdagingen als de kansen van een omschakeling en weten hoe ze uw organisatie hierin het beste kunnen ondersteunen. Neem gewoon contact met ons op en profiteer van een sterk partnerschap om ook uw medewerkers te inspireren met op maat gesneden SAP S/4HANA kwalificatiemaatregelen.
