La meilleure plateforme d'adoption digital pour SAP S/4HANA

De nombreuses équipes de projet connaissent ce dilemme. À l'approche du lancement, la pression s'intensifie sur les utilisateurs clés et le service informatique, qui doivent créer du matériel de formation, actualiser les modifications et préparer le fonctionnement courant. La documentation classique sous Word et PowerPoint atteint rapidement ses limites. Et, même après avoir déployé des efforts considérables, on a souvent le sentiment que tout cela pourrait être plus simple.

C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises misent sur les plateformes d'adoption digital. Elles apportent les connaissances là où elles sont nécessaires, directement dans le flux de travail. Mais, seule une solution qui intègre également la documentation et la création de supports de formation permet d'exploiter pleinement le potentiel d'une DAP.

La tts performance suite a été développée précisément dans ce but : elle combine une création de contenu efficace, des formats de formation de haute qualité et une assistance contextuelle dans le système pour offrir une approche holistique de l'habilitation. Et, elle soulage non seulement le service informatique, mais surtout les utilisateurs clés. Du lancement du projet jusqu'à la mise en service stable.

SAP S/4HANA crée un besoin d'orientation totalement nouveau. De nombreux acteurs se demandent où commence un processus, comment les décisions affectent d'autres domaines et comment tout cela peut être appliqué en toute sécurité dans les activités quotidiennes. Dans le même temps, les responsabilités et les méthodes de travail changent. Les processus sont en mouvement, et l'habilitation des employés doit accompagner ce mouvement.

La dynamique continue de s'accélérer. Les connaissances deviennent obsolètes plus rapidement que jamais, et les formations, une fois créées, peuvent difficilement suivre cette cadence. De nombreuses équipes de projet passent de la conception du projet aux phases de test et à la migration des données, tout en devant former de manière fiable tous les utilisateurs finaux. Il n'est donc pas étonnant que les formats de formation classiques atteignent souvent leurs limites. Un séminaire enseigne les bases, mais touche rarement les employés dans leur contexte de travail concret. Et un manuel n'est guère utile lorsqu'une application Fiori intègre soudainement une nouvelle fonctionnalité.

Une question centrale se pose alors : comment fournir des connaissances de manière à ce qu'elles restent efficaces dans un environnement SAP dynamique ? La réponse réside dans une formation qui apporte un soutien continu, réagit en fonction du contexte et met les contenus à disposition là où ils sont nécessaires : directement dans le système.

Les plateformes d'adoption digital créent précisément les bases nécessaires à cela. Elles offrent bien plus que des supports de formation et accompagnent les collaborateurs à travers tous les changements, du lancement du projet jusqu'à l'exploitation opérationnelle.

Les projets S/4HANA concernent simultanément les processus, les rôles et le travail quotidien de nombreuses personnes. C'est précisément pour cette raison que cinq domaines, qui ont une influence déterminante sur la réussite du projet, nécessitent des efforts importants.

1. Créer efficacement de la documentation et la maintenir à jour

Chaque sprint donne lieu à des processus nouveaux ou modifiés. Ceux-ci doivent être documentés de manière compréhensible, complète et conforme aux exigences d'audit. De nombreuses équipes utilisent pour cela Word, PowerPoint ou des captures d'écran. Cela conduit à des fichiers isolés, à une duplication du travail et à un effort de maintenance important dès qu'un changement survient. Une DAP performante devrait centraliser et faciliter précisément ces tâches.

2. Fournir des supports de formation rapides, cohérents et évolutifs

Une transformation S/4HANA engendre des besoins de formation pour de nombreux rôles et pays. Il est pratiquement impossible de créer ou d'adapter manuellement chaque document. De plus, les différents styles d'écriture et formats compliquent la transmission uniforme des connaissances. Une DAP doit donc être capable de fournir des contenus structurés, efficaces et d'une qualité constante.

3. Générer des formations en ligne et des simulations sans effort de production important

Les modules d'apprentissage et les simulations sont un élément central de tout déploiement réussi. Cependant, la production manuelle prend du temps et nécessite des connaissances spécialisées. Même de petits changements dans les processus entraînent un travail de retouche important. Une DAP doit dériver ces formats à partir des mêmes connaissances de processus, sans avoir à recréer constamment le contenu.

4. Faciliter le flux de travail

Les formations enseignent les bases, mais les questions cruciales se posent dans la vie quotidienne : où puis-je trouver cette fonction ? Comment utiliser ce masque Fiori ? Que signifie ce champ ? Une DAP doit fournir des réponses directement dans le système et aider les utilisateurs lorsqu'ils ont besoin d'orientation.

5. Soulager efficacement les utilisateurs clés

Les utilisateurs clés sont très sollicités dans les projets S/4HANA. Ils testent les processus, expliquent les procédures, répondent aux questions et accompagnent les formations. Lorsque le flux de connaissance dépend d'un petit nombre de personnes, des goulots d'étranglement apparaissent. Une DAP doit rendre les connaissances largement accessibles afin que les utilisateurs clés n'aient plus à répondre individuellement à chaque question et puissent de nouveau consacrer du temps à leurs tâches réelles.

De nombreuses équipes de projet ont d'abord recours à des outils familiers tels que Word, PowerPoint ou de simples outils de capture d'écran. Ces solutions semblent pragmatiques, mais elles génèrent des contenus isolés sans structure cohérente. Chaque modification du processus entraîne un travail manuel supplémentaire dans plusieurs documents, ce qui augmente la charge de travail et le risque d'erreurs.

L'absence de gestion des versions est particulièrement critique. Dans les projets S/4HANA, les processus changent en permanence, mais les documents classiques n'offrent pas de traçabilité transparente permettant de savoir quelle est la version actuelle, quelles modifications ont été apportées et à quel état du système elles appartiennent. Cela complique la coordination, compromet les exigences de conformité et rend la documentation durable presque impossible.

Au lieu d'un historique de documentation clair et traçable, on se retrouve avec un mélange hétéroclite de fichiers, de versions et de dossiers. Les documents de formation aggravent encore ce problème, car différentes versions circulent en parallèle. Les utilisateurs clés passent beaucoup de temps à expliquer, corriger ou recréer des contenus.

De plus, les outils classiques fournissent des connaissances avant ou après le travail, mais pas pendant le flux de travail. C'est précisément là où l'orientation est la plus nécessaire que les utilisateurs se retrouvent sans soutien.

Une approche fragmentée sans versionnement centralisé prend du temps, crée des dépendances et augmente les risques liés au projet. Pour un environnement S/4HANA dynamique, cela n'est ni évolutif ni viable à long terme.

Une transformation S/4HANA nécessite une mise en œuvre qui fonctionne à la même vitesse que le projet lui-même. C'est précisément pour cela que la tts performance suite a été développée. Elle réunit l'ensemble de la chaîne de valeur de l'habilitation des utilisateurs dans une seule plateforme, de la première saisie des processus à l'assistance contextuelle dans le flux de travail. Il en résulte un cycle de vie du contenu continu qui réduit les efforts et garantit la qualité.

Au fond, la tts performance suite suit une approche simple mais efficace : saisir une seule fois les connaissances sur les processus pour les utiliser à plusieurs reprises. À partir d'un seul enregistrement dans le système SAP, des documentations, des supports de formation, des formations en ligne, des simulations et des instructions étape par étape sont automatiquement générés. Cette approche « single source of truth » garantit que les contenus n'ont pas à être créés plusieurs fois, que les modifications restent traçables et qu'il est toujours clair quels contenus appartiennent à quel processus ou à quelle version du système.

Dans le même temps, la plateforme met les connaissances à la disposition des collaborateurs là où ils en ont besoin : directement dans leur flux de travail. Une aide contextuelle s'affiche pour les nouveaux masques, les transactions inhabituelles ou les processus rarement utilisés. Les utilisateurs obtiennent des informations au moment opportun, sans manuel, sans recherche fastidieuse et sans avoir à interroger les utilisateurs clés.

Un autre avantage apparaît dans les projets internationaux. De nombreux programmes S/4HANA s'étendent sur plusieurs régions et langues. La tts performance suite soutient cette approche globale grâce à des fonctions de traduction intégrées qui localisent automatiquement tous les contenus, de la documentation à l'apprentissage en ligne en passant par l'aide intégrée à l'application. Les variantes linguistiques sont gérées de manière centralisée et restent synchronisées tout au long du projet. Particulièrement utile : les contenus de l'aide contextuelle peuvent être traduits automatiquement dans la langue maternelle des utilisateurs si nécessaire, sans aucun effort de traduction manuel. Cela réduit les barrières linguistiques, accélère les déploiements mondiaux et soulage considérablement les utilisateurs clés locaux.

Grâce à cette approche intégrée, la tts performance suite évolue avec le projet. Elle prend en charge la mise en place, accompagne les phases de mise en service et garantit la stabilité des processus pendant le fonctionnement. Qu'il s'agisse de modifications résultant de mises à jour SAP, de nouveaux rôles ou d'optimisations de processus, l'activation reste à jour et connectable. La tts performance suite crée ainsi un écosystème d'activation qui non seulement introduit S/4HANA, mais le rend également viable à long terme.

Une transformation S/4HANA ne s'arrête pas avec la mise en service. Les processus continuent d'évoluer, les rôles se développent et les mises à jour SAP apportent constamment de nouvelles fonctionnalités. C'est précisément pour cette raison qu'un programme S/4HANA nécessite une mise en œuvre qui accompagne l'ensemble du cycle de vie, et pas seulement les différentes phases du projet.

L'approche de bout en bout de la tts performance suite assure précisément cette continuité. Les connaissances sur les processus acquises au cours du projet sont directement intégrées dans les supports de formation, les simulations et l'assistance contextuelle du système. Les modifications qui surviennent lors des phases ultérieures peuvent être mises à jour sans rupture de média et sont immédiatement disponibles dans tous les formats pertinents.

Ainsi, les connaissances ne restent pas confinées à l'équipe de projet, mais accompagnent les employés tout au long de la mise en place, du lancement et de l'exploitation courante. Les nouvelles fonctions sont comprises plus rapidement, les erreurs sont réduites et les équipes d'assistance sont sensiblement déchargées. Surtout, il en résulte un flux de connaissances qui évolue de manière dynamique avec le système.

On comprend alors pourquoi une approche d'habilitation cohérente est si efficace pour S/4HANA : elle rend les changements organisationnels aussi compatibles que les changements techniques et jette les bases d'une adoption durable.

Dès la phase de projet, on constate des gains d'efficacité significatifs. L'expérience montre que la création uniforme de contenu réduit de 50 à 70 % les efforts nécessaires pour la documentation, les supports de formation et les simulations. Les supports sont disponibles plus tôt, les cycles de test sont raccourcis de 20 à 30 % et la coordination entre les différents services se déroule plus facilement. Dans le même temps, la dépendance vis-à-vis de certains utilisateurs clés diminue considérablement, car les connaissances sont centralisées et largement disponibles.

D'autres effets apparaissent lors de la mise en service. Les entreprises font état d'une réduction des tickets d'assistance de 30 à 60 % au cours des premières semaines, car l'assistance contextuelle répond à de nombreuses questions directement dans le flux de travail. Le temps de formation aux nouvelles fonctions est considérablement réduit, souvent de 25 à 40 %, car les employés ont besoin de moins de temps de formation et deviennent plus rapidement productifs.

La plateforme offre également une base stable pendant le fonctionnement. Les modifications de processus peuvent être mises à jour de manière centralisée et sont immédiatement disponibles dans tous les formats, un avantage qui réduit en moyenne de 40 à 60 % les efforts de maintenance. La documentation reste cohérente et les exigences de conformité ou d'audit peuvent être satisfaites de manière plus fiable. Dans le même temps, les aides intégrées à l'application améliorent la qualité des processus au quotidien, ce qui peut réduire les taux d'erreur de 20 à 35 % selon le domaine.

L'effet est particulièrement évident dans les projets internationaux. Les traductions automatisées réduisent jusqu'à 90 % les efforts de localisation pour les aides contextuelles. Les déploiements dans d'autres pays sont plus rapides et les barrières linguistiques perdent de leur importance.

Ces effets permettent de mieux planifier les projets S/4HANA, de passer plus rapidement à une exploitation stable et de réduire les coûts à long terme. C'est précisément là que la tts performance suite démontre sa valeur stratégique : elle rend les transformations complexes maîtrisables et leur succès mesurable.

Une transformation S/4HANA impose des exigences élevées en matière de rapidité, de qualité et de cohérence dans l'activation des utilisateurs. Les approches classiques utilisant Word, PowerPoint et des captures d'écran manuelles atteignent inévitablement leurs limites. Pour rester compétitives, les entreprises ont besoin d'une approche cohérente qui combine documentation, formation et assistance dans le flux de travail et s'adapte de manière flexible aux changements.

La suite tts performance répond précisément à ces exigences. Elle crée un cycle de vie cohérent pour le contenu, réduit considérablement les efforts nécessaires pour la documentation et le matériel de formation et met les connaissances à disposition là où elles sont nécessaires : directement dans le système. Dans le même temps, elle soulage les utilisateurs clés, accélère les déploiements internationaux et garantit la stabilité et l'actualité des connaissances sur les processus au sein de l'entreprise.

Une transformation technique SAP devient ainsi un changement viable sur le plan organisationnel. Les employés trouvent plus rapidement leurs repères, les équipes d'assistance et de projet sont soulagées et l'entreprise bénéficie d'une meilleure qualité des processus dans ses opérations quotidiennes. La tts performance suite accompagne cette transition non seulement pendant la mise en service, mais aussi tout au long du cycle de vie de S/4HANA.

Pour réussir sa transformation, il faut une solution qui non seulement documente les changements, mais les ancrent également dans le quotidien professionnel. C'est précisément ce qui fait de la tts performance suite la meilleure plateforme d'adoption digital pour SAP S/4HANA.

Qu'est-ce qu'une plateforme d'adoption digital (DAP) et à quoi sert-elle dans les projets S/4HANA ?

Une plateforme d'adoption digital aide les employés à utiliser des applications complexes en toute sécurité. Dans les projets S/4HANA, elle est utilisée pour fournir des connaissances directement dans le flux de travail et compléter les formats de formation classiques. Au lieu de transmettre des contenus sous forme de documents isolés, une DAP guide les utilisateurs pas à pas à travers les transactions, les processus ou les nouvelles fonctions. Elle contribue ainsi à réduire les incertitudes, à limiter les erreurs et à augmenter la productivité dès le premier jour.

Comment la tts performance suite contribue-t-elle au succès d'une mise en service S/4HANA ?

La tts performance suite prépare les utilisateurs de manière ciblée à la mise en service en fournissant de la documentation, des supports de formation, des simulations et des modules d'apprentissage en ligne à partir d'une source centrale. Peu avant la mise en service, l'assistance contextuelle dans le système SAP permet de répondre aux questions directement dans le flux de travail. Cela réduit les tickets d'assistance jusqu'à 60 %, raccourcit les temps de formation et stabilise les processus pendant la phase initiale critique. Les équipes peuvent se concentrer sur leurs tâches sans être ralenties par des demandes de renseignements constantes.

Comment fonctionne la création de contenu à partir d'une source unique dans la tts performance suite ?

La plateforme repose sur le principe « enregistrer une fois, utiliser plusieurs fois ». Un enregistrement de processus SAP sert de source centrale de connaissances. À partir de là, différents formats peuvent être générés automatiquement : documentation, instructions de travail, supports de formation, simulations ou modules d'apprentissage en ligne. Les modifications apportées au processus sont intégrées dans tous les formats sans qu'il soit nécessaire de mettre à jour le contenu plusieurs fois. Cela réduit considérablement les efforts de création et de maintenance et garantit que toutes les personnes impliquées travaillent toujours avec des documents cohérents.

Comment fonctionne l'assistance contextuelle dans le système SAP ?

L'aide contextuelle détecte où se trouve une personne dans le système SAP, par exemple dans une application Fiori ou une transaction spécifique, et affiche exactement les informations dont elle a besoin à ce moment-là. Il peut s'agir d'instructions étape par étape, d'explications, de vidéos ou de simulations. Les utilisateurs restent dans le système et bénéficient d'une assistance dans le cadre de leur flux de travail naturel. Cet accompagnement en temps réel permet de réduire le nombre d'erreurs et allège considérablement la charge de travail des services spécialisés.

Comment la tts performance suite soulage-t-elle les utilisateurs clés dans les projets S/4HANA ?

Les utilisateurs clés font partie des rôles les plus sollicités dans un projet S/4HANA. Ils testent les processus, expliquent les procédures, répondent aux questions et apportent leur soutien lors des formations. La tts performance suite les soulage en centralisant les connaissances. Les questions récurrentes sont résolues directement dans le système grâce à une aide contextuelle, les supports de formation sont générés automatiquement et les modifications de processus peuvent être mises à jour dans tous les formats sans travail manuel supplémentaire. Les utilisateurs clés gagnent du temps pour les décisions techniques, les tests et les concertations, c'est-à-dire les tâches pour lesquelles leur expertise est vraiment nécessaire.

Comment la tts performance suite favorise-t-elle l'autonomisation des utilisateurs finaux dans les projets S/4HANA ?

Les utilisateurs finaux ont accès à une base de connaissance toujours à jour qui les accompagne dans les processus nouveaux ou rarement utilisés. Les contenus d'apprentissage ne sont pas transmis une unique fois, mais repris dans le travail quotidien, exactement au moment où ils sont nécessaires. Les simulations permettent de s'exercer sans risque, les formations en ligne transmettent les bases et l'assistance contextuelle comble les lacunes en temps réel. Cela renforce la confiance dans l'utilisation du système et aplatit considérablement la courbe d'apprentissage.

Comment la tts performance suite soutient-elle les déploiements mondiaux et le multilinguisme ?

Les projets S/4HANA internationaux bénéficient particulièrement des fonctions de traduction intégrées. Les contenus, de la documentation à l'aide intégrée à l'application, peuvent être traduits automatiquement dans différentes langues. Toutes les versions linguistiques restent synchronisées tout au long du cycle de vie. L'aide contextuelle offre en outre la possibilité de fournir des contenus à la demande dans la langue maternelle des utilisateurs, sans aucun effort de traduction manuel. Cela réduit les barrières linguistiques, accélère les déploiements et allège considérablement la charge de travail des équipes locales.