SAP S/4HANA migratie: Brownfield vs Greenfield
Thorsten Schurig
Voor veel organisaties die hun processen willen optimaliseren en concurrerend willen blijven, is de migratie naar SAP S/4HANA een cruciale stap. Maar wat is de beste manier om het doel te bereiken - een geleidelijke overgang via een brownfield-aanpak, een volledige herstart à la greenfield of een selectieve modernisering in de bluefield-stijl? Dit artikel geeft een overzicht van de voor- en nadelen van de methoden en helpt bij deze afweging.
Brownfield-aanpak: de vertrouwde methoden behouden en optimaliseren
Brownfield voor SAP S/4HANA
Brownfield definitie
Brownfield verwijst naar de migratie van een bestaand SAP ERP-systeem naar S/4HANA met grotendeels behoud van de bestaande structuren, processen en gegevens. De vertrouwde elementen van het legacysysteem worden overgebracht naar de nieuwe omgeving en selectief geoptimaliseerd.
In de brownfieldfase worden eerst de technische vereisten voor S/4HANA opgesteld, zoals het updaten van de hardware, het besturingssysteem en de database. Daarna volgt de daadwerkelijke systeemconversie, waarbij aanpassingen, verbeteringen en gegevens worden overgezet naar het nieuwe S/4HANA-systeem. Daarbij worden er speciale migratie- en conversietools gebruikt om het proces grotendeels te automatiseren.
Na de technische migratie worden de bedrijfsprocessen en -functies gevalideerd in het nieuwe systeem en indien nodig aangepast. De focus ligt hierbij op zorgvuldige optimalisatie zonder de basisstructuur te veranderen. Verdere verbeteringen en innovaties die S/4HANA biedt, kunnen vervolgens stap voor stap worden ingevoerd.
Voordelen van brownfield
De brownfield aanpak belooft een snellere en minder complexe migratie, omdat bestaande elementen worden overgenomen. De veranderingsinspanning is lager omdat gebruikers vertrouwd zijn met de processen en workflows. Specifieke maatwerk toepassingen die belangrijk zijn voor de organisatie blijven behouden. Bovendien is een geleidelijke introductie van innovaties mogelijk zonder de dagelijkse werkzaamheden te verstoren.
Uitdagingen van een brownfield migratie
Het risico bestaat dat problemen uit het verleden en inefficiënte structuren uit het oude systeem worden overgenomen. De mogelijkheden voor procesoptimalisatie en herontwerp zijn ook beperkt. Systeemupdates en -verbeteringen kunnen leiden tot hogere aanpassingskosten. Mogelijk wordt ook niet het volledige potentieel van S/4HANA benut.
Beslissingscriteria voor brownfield
Brownfield migratie is de beste keuze als :
- het bestaande SAP-systeem nog niet te verouderd is.
- veel belangrijke aanpassingen en uitbreidingen behouden moeten blijven.
- de huidige bedrijfsprocessen grotendeels hetzelfde blijven.
- een snelle migratie met weinig risico gewenst is.
- de bedrijfsvoering zo min mogelijk beïnvloed mag worden.
Greenfield-aanpak: begin met een schone lei
Greenfield voor SAP S/4HANA
Greenfield definitie
De greenfield-aanpak staat voor een volledig nieuwe implementatie van SAP S/4HANA, ongeacht historisch opgebouwde structuren en processen. Het doel is om een volledig nieuw systeem te creëren, zonder invloed uit het verleden, dat optimaal is afgestemd op de huidige en toekomstige vereisten van de organisatie.
Tijdens de greenfield migratie worden eerst de functionele en technische vereisten voor het nieuwe systeem gedefinieerd. Op basis hiervan worden de bedrijfsprocessen, gegevensmodellen en systeemarchitectuur opnieuw ontworpen. Dit gebeurt op basis van de best practices en standaardfuncties van S/4HANA om een zo slank en efficiënt mogelijke oplossing te realiseren.
In de volgende stap worden de herontworpen processen en structuren geïmplementeerd in S/4HANA. Gegevens uit legacysystemen worden alleen selectief en na opschoning overgezet. Interfaces naar andere systemen worden opnieuw ontwikkeld. Aanpassingen en verbeteringen worden alleen doorgevoerd als ze bedrijfskritisch zijn. Na intensief testen en gebruikerstraining wordt het nieuwe systeem uiteindelijk in gebruik genomen.
Voordelen van Greenfield
Een greenfield-strategie biedt de mogelijkheid om oude gewoonten los te laten en volledig op de toekomst te richten. Organisaties kunnen hun processen en structuren helemaal opnieuw ontwerpen en aanpassen aan de mogelijkheden van S/4HANA. Het resultaat is een systeem wat helemaal is afgestemd op de huidige bedrijfsprocessen zonder last van legacy-systemen. Bovendien kunnen innovaties en nieuwe technologieën vanaf het begin worden geïntegreerd.
Uitdagingen van de greenfield-aanpak
De greenfield-aanpak vergt echter ook meer inspanning en betrokkenheid. Het herontwerpen van processen en systemen is tijdrovend en kost veel middelen. Maatwerk en speciale functies moeten vaak worden opgegeven en opnieuw worden opgezet. Voor gebruikers betekent de omschakeling een grote verandering die in goede banen moet worden geleid. Gegevensmigratie en de aansluiting op gekoppelde systemen zijn ook tijdrovend.
Beslissingscriteria voor Greenfield
De greenfield aanpak wordt vooral aanbevolen als:
- De bestaande systemen en processen sterk verouderd en inefficiënt zijn.
- een fundamentele herschikking en standaardisatie wordt nagestreefd.
- legacy issues en maatwerkoplossingen getackeld moeten worden.
- nieuwe technologieën en innovaties vanaf het begin moeten worden gebruikt.
- Er voldoende tijd, budget en middelen beschikbaar zijn voor de nieuwe implementatie.
Bluefield-aanpak: het beste van twee werelden?
Bluefield voor SAP S/4HANA
Bluefield definitie
Bluefield, ook bekend als colorfield, combineert elementen van de brownfield- en greenfieldbenadering. De voordelen van beide methoden kunnen op deze manier worden benut. Het gaat om een geleidelijke, selectieve migratie die zowel bewezen structuren behoudt als gerichte optimalisatie en innovatie mogelijk maakt.
Bij een Bluefield-migratie worden eerst de processen en functies geïdentificeerd die naar het nieuwe S/4HANA-systeem moeten worden overgezet. Dit kunnen volledige modules zijn of afzonderlijke gebieden die belangrijk zijn voor de organisatie. Deze worden vervolgens gemigreerd volgens het brownfield-principe, d.w.z. met behoud van aanpassingen, verbeteringen en gegevens.
De greenfield-aanpak wordt gebruikt voor andere gebieden die geoptimaliseerd of opnieuw ontworpen moeten worden. Hier worden processen, gegevensmodellen en functies vanaf nul ontwikkeld en aangepast aan de mogelijkheden van S/4HANA. De beslissing welke onderdelen gemigreerd en welke opnieuw opgezet moeten worden, is gebaseerd op strategische en technische criteria.
De gemigreerde en nieuw ontwikkelde gebieden worden vervolgens geleidelijk in het S/4HANA-systeem geïntegreerd en aan elkaar gekoppeld. Dit vereist zorgvuldige planning en coördinatie om interfaces. Dit resulteert geleidelijk in een hybride systeem dat de sterke punten van het legacysysteem combineert met de innovaties van S/4HANA.
Voordelen van Bluefield
De Bluefield-aanpak biedt het voordeel dat organisaties hun S/4HANA-migratie flexibel en in overeenstemming met hun behoeften kunnen organiseren. Bewezen processen en functies blijven behouden, terwijl andere gebieden gericht worden gemoderniseerd. De geleidelijke implementatie vermindert de risico's en maakt een betere beheersing van kosten en middelen mogelijk. Bovendien kunnen innovaties en nieuwe technologieën geleidelijk worden ingevoerd.
Uitdagingen van een Bluefield migratie
Een Bluefield-migratie vereist echter ook een complexere planning en coördinatie. De gemigreerde en nieuw ontwikkelde onderdelen moeten zorgvuldig worden geharmoniseerd en geïntegreerd. Er moet rekening worden gehouden met de afhankelijkheden tussen oud en nieuw en deze moeten worden beheerd. De werking en verdere ontwikkeling van een hybride systeem kan ook complexer zijn dan bij een pure brownfield of greenfield oplossing.
Beslissingscriteria voor Bluefield
De Bluefield-aanpak wordt met name aanbevolen voor bedrijven die:
- de voordelen van hun bewezen SAP processen en functies willen behouden.
- tegelijkertijd op specifieke gebieden willen optimaliseren en innoveren.
- hun S/4HANA-migratie geleidelijk en met minder risico willen uitvoeren.
- Kosten und Ressourcen besser steuern und auf strategische Prioritäten ausrichten wollen.
- die Komplexität einer vollständigen Neuimplementierung scheuen.
Brownfield vs Greenfield: Gebruikers trainen en ondersteunen in het werkproces
De brownfield-aanpak vereist meestal minder training omdat de gebruikers al bekend zijn met de basisprocessen en -procedures. De focus ligt hier op het introduceren van de nieuwe functies en mogelijkheden van S/4HANA.
Bij de greenfield-aanpak is de situatie compleet anders: Aangezien de processen en systemen hier volledig opnieuw worden ontworpen, moeten medewerkers uitgebreid worden opgeleid. Ze moeten niet alleen vertrouwd raken met de nieuwe interface en werking, maar ook de nieuwe processen tot zich maken. Dit vereist intensieve training en ondersteuning tijdens de invoeringsfase. De inspanningen van de Bluefield-aanpak liggen daar ergens tussenin, afhankelijk van de exacte strategie.
Bij het plannen van een S/4HANA-migratie moeten organisaties een realistische schatting maken van de hoeveelheid benodigde training en hiervoor voldoende tijd en middelen inplannen. Training alleen is niet voldoende.
Wellicht nog belangrijker is de ondersteuning van gebruikers tijdens hun werk. Een digitaal adoptie platform ondersteunt het aanbieden van instructies in het werkproces, op basis van context herkenning. Dan gaat het niet alleen om de herkenning van het actieve SAP scherm, maar ook de rol van de medewerker of het proces waarin hij/zij bezig is. De gebruiker krijgt alle relevante instructies aangeboden op het moment van behoefte. De omschakeling kan alleen een succes worden als alle gebruikers het nieuwe systeem en de nieuwe processen begrijpen én accepteren.
Wist u dat?
De termen komen oorspronkelijk uit de vastgoed-ontwikkeling. Brownfield verwijst naar het hergebruik van industrieel braakland of braakliggende grond; greenfield verwijst naar de ontwikkeling van ongerepte grond "op een greenfieldlocatie". Het is niet duidelijk wie deze termen precies in de SAP-wereld heeft geïntroduceerd. Bluefield of Colorfield zijn neologismen die in de SAP-context werden bedacht.
Brownfield vs Greenfield: Conclusie
Het kiezen van de juiste migratiemethode is cruciaal voor het succes van een SAP S/4HANA-project. Brownfield, greenfield en bluefield bieden verschillende benaderingen die inspelen op hun sterke punten, afhankelijk van de situatie en de doelstellingen. Organisaties moeten beslissen welke aanpak het meest geschikt is op basis van hun individuele situatie en doelstellingen. Zorgvuldige analyse, een duidelijke definitie van de doelstellingen en een eerlijke beoordeling van de middelen zijn essentieel.
Ongeacht de methode is een S/4HANA-migratie een complex, strategisch initiatief. Het vereist professioneel projectmanagement, open communicatie en systematisch verandermanagement. Met de juiste aanpak kan de koers worden uitgezet naar een toekomstbestendig ERP-landschap.
