Digitale adoptie: De digitale transformatie begint met de medewerker

Digitale adoptie: De digitale transformatie begint met de medewerker

Om de digitale verandering te laten slagen, hebben bedrijven de acceptatie en actieve steun nodig van alle betrokken werknemers - het sleutelwoord is digitale adoptie. Maar wat is dat precies? En hoe kan digitale adoptie bedrijven helpen om hun eigen mogelijkheden tot digitalisering te verbeteren?

Nieuwe technologieën, software, bedrijfsmodellen - al jaren ondergaan bedrijven in bijna alle bedrijfstakken drastische veranderingen in de kerngebieden van hun bedrijfsactiviteiten. De toon wordt gezet door de digitaliseringskampioenen, die met nieuwe ideeën de markt opzwepen en voor de verdere ontwikkeling net zozeer vertrouwen op analytics als op de feedback van de klant en zo sneller de juiste beslissingen nemen.

Ze slagen omdat ze iets hebben wat minder succesvolle concurrenten missen: een mentaliteit die niet wordt gekenmerkt door onzekerheid en angst, maar door nieuwsgierigheid, openheid en enthousiasme. De industrieleiders gebruiken niet de betere software, ze gebruiken dezelfde software beter omdat ze actief een cultuur van digitale adoptie beleven - een cruciale voorwaarde voor duurzaam succes in de gedigitaliseerde competitieve omgeving.

Wat is digitale adoptie?

Hoewel de schrijver Antoine de Saint-Exupéry geen idee had van de uitdagingen van de 21e eeuw, schreef hij vele jaren geleden een gedachte op die treffend beschrijft waar het bij Digital Adoption om gaat: "Als je een schip wilt bouwen, trommel dan geen mannen op om hout te verzamelen, taken toe te wijzen en het werk te verdelen, maar leer ze juist te verlangen naar de wijde, eindeloze zee.

Digitale adoptie streeft precies hetzelfde doel na: een positieve houding ten opzichte van ingrijpende veranderingen. Dit wordt bereikt door het perspectief te verschuiven - weg van de problemen in kwestie naar het doel. Digitale adoptie is dus meer dan wat de Nederlandse  vertaling "digitale acceptatie" suggereert. De term staat voor een uitgebreid veranderingsproces dat medewerkers in staat stelt om dit te doen,

  • het potentieel van nieuwe technologieën te erkennen,
  • om nieuwe processen, technologieën en software onder de knie te krijgen en deze ten volle te benutten,
  • de redenen voor en de voordelen van procesoptimalisatie te begrijpen,
  • niet om nieuwe tools en methoden zoals agile teamwork als een verstoring te zien, maar als een noodzakelijke stap naar innovatie en grotere klanttevredenheid.

Trigger voor een digitale bedrijfscultuur

Digitale adoptie is dus duidelijk meer dan alleen de acceptatie van de gebruikers, als gebruikersadoptie. Hoewel adoptie door de gebruiker ook een permanent proces is, ligt de focus hier duidelijk op het operatiegebied. De gebruiker moet nieuwe software zo snel en goed mogelijk onder de knie krijgen. Dit wordt mogelijk gemaakt door precies op maat gemaakte assistentie in de directe werkomgeving en zorgt voor een snelle onboarding, voorkomt frustratie bij het gebruik van de software en verhoogt de prestaties (performance support).

Hoewel Digital Adoption ook deze intenties nastreeft, gaat het leer- en veranderingsconcept veel verder dan dat door medewerkers actief te betrekken, hen een strategisch inzicht te geven en zo de betrokkenen tot deelnemers te maken.

Het doel is dus niet alleen een verandering in werk- en gedragspatronen, maar eerder een mentaliteitsverandering - door menselijk inzicht. Digitale adoptie kan zeker gezien worden als een trigger voor het ontstaan van een digitale mindset die het silodenken overwint, uitdagingen ziet als een project met kansen en zelfs actief vraagt om de introductie van nieuwe applicaties en innovatieve tools zolang deze helpen om de prestaties te verbeteren. Bovenal kan digitale adoptie de aanzet geven tot een geleidelijke verandering in de bedrijfscultuur: Hoe meer mensen in het bedrijf een vergelijkbare digitale mindset hebben met vergelijkbare houdingen en basisconcepten, hoe groter de invloed op de manier waarop teams samenwerken (trefwoord: digitale werkplek), hoe het bedrijf functioneert en hoe het opereert in de markt.


Adoptie door de gebruiker vs. digitale adoptie

De gebruikersadoptie is de maatstaf voor de bereidheid en de mate waarin gebruikers een nieuwe software of dienst gebruiken. Doorslaggevend voor een hoge adoptiegraad van gebruikers is niet alleen het ontwerp van de applicatie zelf (zinvolle functies, duidelijkheid, etc.), maar vooral een gerichte ondersteuning van de gebruikers in de operatie.

Digitale adoptie daarentegen beschrijft de mate waarin medewerkers bereid zijn de digitalisering van processen te herkennen en de bijbehorende mogelijkheden van nieuwe tools en software. Hoe hoger het niveau van digitale adoptie door werknemers, hoe groter de kans dat zij de adoptie zien als hun bijdrage aan het concurrentievermogen - en dus aan het succes van het bedrijf.


eBook: Concurrentievoordeel door Performance Support
PDF, 1,9 MB
Vraag de download nu aan en ontvang de downloadlink naar " eBook: Concurrentievoordeel door Performance Support " per e-mail.

Managers moeten de drijvende kracht zijn achter digitale adoptie

Zo'n ingrijpende verandering in het werk gaat niet van de ene op de andere dag, het is geen sprint, maar een marathon waarbij de managers voorop lopen en het tempo bepalen. Immers, de acceptatie van nieuwe technologieën, tools en nieuwe software kan alleen slagen in een omgeving die de bereidheid tot verandering met alle gevolgen van dien bevordert en die elke dag weer leeft. Dit is des te gemakkelijker te bereiken wanneer wordt voldaan aan de volgende condities:

  • de gebruikers mogen nieuwe dingen proberen en fouten maken,
  • de medewerkers worden voortdurend verder opgeleid,
  • software en hardware worden gebruikt met de best mogelijke gebruiksvriendelijkheid
  • Kennis wordt opgevat als een waarde die toeneemt door het delen van kennis,
  • zelfstandig werken en wendbaar teamwerk worden aangemoedigd,
  • Zowel de bedrijfsanalyse als de gebruikersfeedback zijn onderdelen van een continu verbeteringsproces.

Culturele ondersteuning voor technische innovaties

Maar de realiteit is mijlenver verwijderd van dit ideaal, zoals een onderzoek van de International Data Group (IDG) aantoont. Volgens het onderzoek is 91 procent van de ondervraagde bedrijven wereldwijd toegewijd aan de trendslogan "digital first", maar slechts 37 procent volgt een strategie om interne processen, de bedrijfscultuur en de vaardigheden van de werknemers te veranderen. De meerderheid neemt dus nog steeds een lange termijn visie aan als het gaat om digitalisering.

Daar zijn veel redenen voor - ook goede redenen, zoals budgettaire knelpunten of de dringende noodzaak om in de afzonderlijke divisies actie te ondernemen. In digitaliseringsprojecten die voornamelijk technologiegedreven zijn en de bijbehorende cultuurverandering negeren, wordt de impact die de introductie van nieuwe software heeft op de manier waarop medewerkers werken echter vaak onderschat. Met andere woorden, men verwaarloost de gebruikers zelf, wiens acceptatie of scepsis uiteindelijk bepaalt of de digitale transformatie al dan niet succesvol is.

Het zijn immers de werknemers die met de nieuw geïntroduceerde software en tools moeten werken, zodat het hele bedrijf er baat bij heeft. Maar dit kan alleen worden bereikt als ze de nieuwe oplossingen graag gebruiken en de veranderingen ondersteunen, omdat ze de voordelen erkennen en willen gebruiken.

Digitale Adoptie Oplossingen bieden holistische ondersteuning

Zoals gezegd: digitale adoptie kan niet worden bereikt met een sprint. Het vereist blijvende kracht en slaagt alleen binnen het kader van holistische veranderingsinitiatieven.

Digitale adoptieoplossingen en digitale adoptieplatforms bieden waardevolle diensten. In beide gevallen gaat het om software die de gebruiker direct op het werkstation of de applicatie direct hulp biedt met precies op maat gemaakte inhoud - contextueel en precies op het moment dat hij ondersteuning nodig heeft.

De Digitale Adoptie Oplossingen zijn gebaseerd op het concept van Performance Support. Ze worden beschouwd als een belangrijke aanvulling op de formele opleiding - ook omdat de gebruikers al veel van de kennis die ze tijdens de opleiding hebben opgedaan, zijn vergeten wanneer ze die nodig hebben. De Digital Adoption Solutions dichten deze kenniskloof door op het "moment van nood" de juiste content aan te bieden, of het nu gaat om begeleiding, stapsgewijze instructies, interactief leren, procesdocumentatie of regels. Op deze manier dragen ze er in belangrijke mate toe bij dat gebruikers, ongeacht hun leeftijd, direct het gevoel hebben dat ze iets bereikt hebben, veilig en efficiënt met de software werken en voortdurend betere resultaten kunnen laten zien.

Vooral bij digitale transformatieprojecten en de uitrol van bedrijfsapplicaties zoals CRM-, ERP- of PLM-oplossingen leveren Digital Adoption Solutions een belangrijke bijdrage, omdat ze idealiter zorgen voor een positieve gebruikerservaring vanaf de eerste dag en productiviteitsverlies voorkomen.

Maar zelfs de beste digitale adoptie-oplossing is slechts een stukje van de puzzel. Het is de taak van managers om de transformatie te initiëren, een cultureel kader binnen het bedrijf te creëren en hun eigen digitale visie tot leven te brengen door middel van digitaal leiderschap. Traditionele werk- en leiderschapsmodellen moeten worden heroverwogen en aangepast aan de behoeften van werknemers en klanten. Dat is makkelijk gezegd, maar in de praktijk vergt het veel moed. Maar voor wie zich vastklampt aan oude structuren uit angst voor verkeerde beslissingen op het werk, zal de digitale adoptie en de bijbehorende voordelen onbereikbaar zijn. Dat zou ook nogal moedig zijn, maar niet bijzonder slim.