"Dringend!"
Achim Kümmerle
Hoe zorgt u ervoor dat uw medewerkers op de hoogte zijn van belangrijke inhoudelijke veranderingen, bedrijfsprocessen of richtlijnen waarvan u (echt) vindt dat ze het moeten weten?
Stuur je een e-mail? Beter nog, een e-mail die als dringend is gemarkeerd? Of krijg je het hele team bij elkaar en regel je voor de zekerheid een workshop? Heb je eraan gedacht om de nieuwspagina op je intranet te gebruiken? Dat controleert toch zo'n beetje iedereen aan het begin van de werkdag. Nietwaar?
Gezegd is niet gehoord - en zeker niet gedaan...
Dat is het hele punt. Elke change manager, compliance officer en projectmanager weet dat communicatie cruciaal is voor het succes van elke veranderingsactiviteit. De tweede sleutel tot succes, die minstens zo belangrijk is, is het vormen van gewoontes. Want pas als je het juiste of bedoelde op het juiste moment doet, is het voor iedereen een tweede natuur geworden dat je er echt in slaagt om visies, richtlijnen en goede bedoelingen om te zetten in een levende, ademende bedrijfscultuur en dat je in staat bent om met absolute proceszekerheid permanente veranderingen in werkprocessen uit te rollen.
Een citaat van gedragsdeskundige en Nobelprijswinnaar Konrad Lorenz legt uit waarom veel bedrijven keer op keer falen in deze taak: "Gezegd wordt niet gehoord, gehoord wordt niet begrepen, begrepen wordt niet overeengekomen, overeengekomen wordt niet toegepast, toegepast wordt niet gehandhaafd". Laat die gedachte een paar seconden bezinken en het verandert plotseling in een enorme kloof tussen alle veranderingsaspiraties en doelen - één waarin alle goede bedoelingen wel eens zouden kunnen verdwijnen. Wat is dan de oplossing?
Zien, begrijpen en toepassen
Een interessant antwoord op dit raadsel is een nieuwe berichtenfunctie die bekend staat als push-meldingen en die bedrijven een nieuwe, contextgevoelige manier geeft om medewerkers te informeren over relevante aspecten van veranderingsprocessen en belangrijke veranderingen in online hulpsystemen voor bedrijfstoepassingen. Dit betekent dat de ontvangers precies op het moment dat dat nodig is op de hoogte zijn van de gewenste gedragsveranderingen.
Het hele proces is uiterst efficiënt en betrouwbaar. Push-meldingen worden niet alleen weergegeven op het exacte moment dat de gebruiker actief is in de relevante context, zoals in het invoervenster van een applicatie, op het intranet of op een portaal dat selfservices aanbiedt. Zelfs als QuickAccess gesloten is, verschijnen de berichten boven de sinaasappel in de taakbalk.
Dit betekent dat u als changemanager, HR-manager of projectmanager uw doelgroep kunt bereiken met push-meldingen, ook al wordt QuickAccess slechts zelden gebruikt of is het nog niet eerder geraadpleegd. Tegelijkertijd wordt voorkomen dat medewerkers waarvoor de push notificatie niet bedoeld is, worden gebombardeerd met irrelevante berichten.
Het versturen van een belangrijke context-gevoelige hint
De voordelen van deze contextuele 1:1-communicatie worden duidelijk zodra je ze vergelijkt met andere communicatiemiddelen - die natuurlijk allemaal nog steeds hun nut hebben. Het lijdt immers geen twijfel dat e-mails, teamchats, vergaderingen, workshops en alle andere klassieke interne communicatiekanalen essentiële hulpmiddelen zijn voor de verspreiding van informatie.
Maar elk van hen heeft zijn eigen grenzen. Er kunnen te veel irrelevante e-mails zijn die de ronde doen, wat betekent dat degenen die er echt toe doen slechts een vluchtige blik krijgen, te laat worden gezien, of zelfs nooit worden gelezen. De druk om te veranderen zou zo groot kunnen zijn en bestaan uit zoveel ingewikkelde details dat er vrijwel elk uur een vergadering of workshop zou moeten worden gehouden. Een ander voorbeeld: goedbedoelde stellingen zoals "Denk na voordat je afdrukt" worden misschien niet eens opgemerkt door de lezer, en kunnen vaak contraproductief zijn. Dat wil zeggen dat e-mails nog steeds vaak worden afgedrukt, ongeacht of ze al dan niet een pagina verder gaan dan nodig is. En wat staat er op deze extra pagina? U hebt het al geraden - "Denk na voordat u afdrukt!"
Vergeleken met dat, is een push-melding als het versturen belangrijke hint, maar dan op het moment dat het relevant is. Een herinnering om te overwegen of het nodig is om af te drukken, verschijnt bijvoorbeeld zodra het afdrukdialoogvenster wordt geopend, op het moment dat gebruikers besluiten om een document op papier vast te leggen - of dat nu uit onzorgvuldigheid, gewoonte of om een goede reden is - maar voordat ze op OK klikken om het te bevestigen. Idealiter kan iedereen die meer wil weten over zijn of haar ecologische voetafdruk ook QuickAccess raadplegen voor contextrelevante hyperlinks naar verdere informatie, online hulp en leerinhoud over gedigitaliseerde bedrijfsprocessen in het bedrijf.
Inspiratie over hoe u push-meldingen in uw bedrijf kunt gebruiken vindt u in ons artikel Push it real good.
