Kennis delen: Expertise toegankelijk maken in het dagelijks werk

Waar het om gaat is ervoor te zorgen dat medewerkers graag expertise op de werkplek delen en specifieke kennis en ervaring beschikbaar stellen aan andere teamleden, collega's buiten hun team en zelfs nieuwe medewerkers. Een digitaal adoptie platform helpt bij het beheren van kennisdeling op strategisch niveau, integreert het in de bedrijfscultuur en maakt informatie toegankelijk in precies die scenario's waar het nodig is - zoals de experts van tts GmbH hebben bewezen.

Organisaties die samenwerking in de vorm van interne kennisdeling verwaarlozen, lopen allerlei risico's. Wanneer bijvoorbeeld teamleiders en andere ervaren teamleden met pensioen gaan of vertrekken - zonder eerst hun ervaring en kennis te delen - kunnen ze een gapend gat achterlaten. Dat is echter niet het enige probleem. Dat gapende gat kan een domino-effect hebben op de productiviteit, het concurrentievoordeel en de efficiëntie. Het verlies van interne kennis en ervaring kan bijvoorbeeld  

• Het risico vergroten op fouten 
• Procesoptimalisatie vertragen  
• De innovatiecapaciteit van de organisatie verminderen  
• De wendbaarheid verminderen  
• Resulteren in vermijdbare kosten 

Volgens schattingen van accountants van KPMG kan inadequate of inefficiënte kennisdeling organisaties tussen de 50.000 en 500.000 euro per jaar kosten. Besluitvormers doen er daarom goed aan om kennisdeling actief aan te moedigen, nieuwe strategieën voor kennisbeheer te ontwikkelen en zo een actieve cultuur van kennisdeling op te bouwen.  

Artikelen over kennis delen  

70-20-10 - de succesformule voor het leren?

Marktleiders zijn betweters

Bedrijven moeten sneller kunnen leren

Het louter opslaan van informatie is fundamenteel zinloos. De enige manier om expertise te genereren is immers door nieuwe informatie te combineren met reeds bestaande kennis. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen expliciete kennis en stilzwijgende kennis.   

Expliciete kennis is feitelijke kennis, zoals die te vinden is in schoolboeken, werkinstructies, organigrammen en andere bronnen. Het is vaak beschikbaar op een gestandaardiseerde basis en het delen ervan op de werkplek is meestal relatief eenvoudig.  

Stilzwijgende kennis is echter bijzonder waardevol voor organisaties - het soort kennis dat medewerkers verwerven door hun dagelijkse werk en samenwerking. Dit is de basis om intuïtief en spontaan te kunnen handelen, vooral wanneer het aankomt op het beheren van complexe en niet-standaard processen. Stilzwijgende kennis is een enorm waardevolle bron die zeker moet worden benut met behulp van professioneel kennisbeheer en kennisdeling.  

Hoewel stilzwijgende organisatiekennis de bron is van heel wat concurrentievoordelen, is ze per definitie moeilijk te vertalen - en ze delen is nog moeilijker. Deze expertise zit veilig opgesloten in het hoofd van elke medewerker en is sterk afhankelijk van de relevante context en persoonlijke ervaring. In de loop der jaren kan zich zo een enorme schat aan collectieve kennis opbouwen in organisaties, hoewel andere collega's er zelden toegang toe zullen hebben.  Er zijn ook menselijke factoren die soms kunnen leiden tot het oppotten van kennis, wanneer individuen het delen van kennis op de werkplek opzettelijk belemmeren. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren in een organisatie waar medewerkers concurreren om kennis en waar experts er baat bij hebben om hun knowhow voor zichzelf te houden. Zelfs in organisaties waar er veel minder concurrentie is om informatie, kan kennisdeling vaak tot stilstand komen bij afdelingsgrenzen. Opzettelijk of niet, silo-denken is dodelijk voor elke vorm van kennisdeling. 

Organisaties die de silo-denken mentaliteit willen doorbreken en het delen van kennis willen aanmoedigen, kunnen kiezen voor verschillende benaderingen. Een daarvan is het creëren van een organisatiecultuur die medewerkers beloont voor het delen van hun expertise en managers voor het geven van het goede voorbeeld en het beschikbaar stellen van hun kennis en ervaring aan anderen op bedrijfsbrede basis. Een gevoel van sociale cohesie kan ook helpen om een egocentrische cultuur te ontmantelen en samenwerking op basis van kennisdeling te bevorderen. Bovendien zal communicatie die de nadruk legt op de persoonlijke voordelen van het delen van informatie en ervaring teamleden aanmoedigen om hun greep op onderdelen van hun werk die ze anders misschien voor zichzelf zouden houden, te versoepelen.  

Organisaties die nog een stap verder kunnen gaan en op ervaring gebaseerde en specifieke kennis toegankelijk kunnen maken via een gebruiksvriendelijk professioneel softwarepakket zoals een digitaal adoptie platform (DAP) zullen echt profiteren. Zij zullen uiteindelijk een van de grootste troeven in handen hebben die er zijn in een wereld die wordt gevormd door sterk concurrerende markten. Daarom werken steeds meer organisaties hard aan het verbeteren van hun communicatie en het opzetten van kennisdeling op strategisch niveau.  

Om ervoor te zorgen dat kennisdeling op praktisch niveau werkt, is het zinvol om een digitaal adoptie platform (DAP) te gebruiken. Niet alle kennis is immers even belangrijk of relevant voor elke medewerker. In plaats daarvan is het de bedoeling om alle verzamelde kennis op een praktische manier te structureren en beschikbaar te maken, afhankelijk van de omstandigheden. Professionele DAP's zoals tts performance suite maken het bijvoorbeeld mogelijk om informatie te verstrekken die past bij specifieke rollen en/of taken en processen op de werkplek. Op die manier ervaren medewerkers ook echt toegevoegde waarde van kennisdeling.

Bij het gebruik van een professioneel digitaal adoptie platform zoals tts performance suite voor kennisdeling, kan de geborgen kennis eerst worden ingezien, vervolgens worden aangepast aan specifieke doelgroepen en uiteindelijk op de juiste gestructureerde manier direct op de werkplek beschikbaar worden gesteld. Als organisaties op de middellange termijn willen profiteren van deze kennismanagementtool, moeten ze bij het selecteren van een digitaal adoptie platform ook rekening houden met de volgende drie belangrijke kenmerken:  

1. Kennisinhoud kan efficiënt worden gecreëerd zodat kwaliteit en kosten in balans zijn.  
2. Kennisinhoud kan worden gecureerd om ervoor te zorgen dat kwaliteitsborging op lange termijn mogelijk is.  
3. Kennisinhoud kan beschikbaar worden gemaakt als dat nodig is en precies op het moment dat het nodig is. 

Organisaties die willen profiteren van de opgebouwde stilzwijgende kennis van hun personeel, moeten hun medewerkers aanmoedigen om bij te dragen aan een cultuur van kennisdeling. Een digitaal adoptie platform verbetert de communicatie en het delen van kennis door te helpen expertise veilig te stellen en beschikbaar te stellen aan collega's wanneer dat nodig is. Dit is bevestigd door de experts van tts GmbH uit Heidelberg, die verantwoordelijk zijn voor het ontwerp van tts performance suite. Een vrijblijvend eerste gesprek is de ideale manier om meer te weten te komen over de indrukwekkende reeks functies die beschikbaar zijn in dit DAP en om strategische benaderingen van kennisdeling en kennismanagement te verkennen.