Succesvol verandermanagement voor SAP S/4HANA-implementatieprojecten
Henk Arts
Alle voordelen die SAP S/4HANA biedt, zijn gericht op een aanzienlijk hogere mate van standaardisatie en ondersteunen niet het niveau van maatwerk dat R/3-gebruikers gewend zijn. Dit betekent dat gebruikers zich moeten aanpassen aan de toepassing, wat uitdagingen kan opleveren bij het streven naar een hoog niveau van gebruikersadoptie. Als bedrijven deze voordelen van SAP S/4HANA willen benutten, zullen ze het veranderingsmanagement serieus moeten nemen op alle ‘5 Moments of NeedTM’ (een concept ontwikkeld door de leerevangelist Bob Mosher en Conrad Gottfredson. De vijf behoeftemomenten zijn:
- Voor de eerste keer leren. Medewerkers zullen nieuwe processen moeten leren en zich moeten aanpassen aan de nieuwe SAP S/4HANA-gebruikersinterface en inzichtelijk krijgen waarom de verandering in gang is gezet.
- Uitbreiding van de kennisbasis. Medewerkers moeten de nieuwe werkwijze en de gewenste resultaten volledig begrijpen, de principes van herontworpen processen begrijpen en de analytische capaciteiten leren gebruiken.
- Het onthouden en toepassen van geleerde concepten. Als de oplossing eenmaal live is gegaan, is er ondersteuning nodig voor meer dan alleen basis gebruik. Medewerkers moeten toegang hebben tot instructies die helpen in hun eigenlijke werkcontext, die wordt bepaald door hun rol en de huidige toepassing, het proces en de taak.
- Als de dingen niet volgens plan gaan. In de huidige werkomgeving is de uitzondering de regel. U wilt dat uw team snel en adequaat reageert zonder de tijd van collega's in beslag te nemen met vergaderingen of telefoontjes. Daarom is self service van de medewerkers voor de toegang tot de instructie materiaal noodzakelijk en moet er additionele instructie worden gecreëerd en beheerd door interne materiedeskundigen (SME's).
- Wanneer er verandering optreedt. Agility is een van de grote pluspunten van SAP S/4HANA. Verbeteringen kunnen veel dynamischer worden doorgevoerd en uitgerold en de tijd die nodig is om geïdentificeerde behoeften om te zetten in proces- en software aanpassingen kan aanzienlijk worden verkort. Dit is een ander aspect waar de vraag naar efficiënte content creatie (door SME’s) in combinatie met push-meldingen en real-time beschikbaarheid voor nieuwe content een rol speelt.
Veel van onze klanten hebben een vaste aanpak voor verandermanagement waarin tt-performance suite als platform wordt gebruikt. Het enige wat ze hoeven te doen is deze aanpak toe te passen binnen hun SAP S/4HANA-implementatie. Maar wat doe je als je dit soort aanpak nog niet hebt vastgesteld? Dat was het geval bij Corbion, een wereldwijde marktleider in de productie van melkzuur voor de voedingsindustrie. Corbion is actief in vele landen in Azië, Europa en Latijns-Amerika en is van plan om meerdere processen ("Source to Pay", "Demand to Supply", "Order to Cash", "Maintain to Settle" en "Finance to Manage") uit te rollen in een greenfield implementatie als onderdeel van het SAP S/4HANA-project. Het project kreeg de naam CUBE, wat staat voor "Corbion United By ERP". De change management aanpak van het totale implementatieproject volgde een zeer systematische - of zoals we zouden zeggen, "geïndustrialiseerde" - aanpak.
- Corbion heeft een selectieproces uitgevoerd om de beste technologie voor gebruikersadoptie te vinden, en heeft tt-performance suite geselecteerd voor het creëren van instructie materiaal, curatie en contextgevoelige distributie.
- Corbion SME’s en tts-consultants voerden gezamenlijk de leerbehoeftenanalyse uit. Proces voor proces werd de vereiste inhoud gedefinieerd op basis van de context (bv. rol van de werknemer, proces, eindproduct) en werden de benodigde leer- en ondersteuningsmaterialen bepaald (stap-voor -stap instructie, documentatie, simulatie, e-learning, ander materiaal).
- Deze inhoud werd gedefinieerd en gestructureerd in tt performance suite, samen met informatie over de context, de inhoud en wanneer en door wie de inhoud zou moeten worden gecreëerd.
- Er zijn standaard sjablonen ontwikkeld voor een gestandaardiseerde Corbion-stijl en er is ook een handleiding gemaakt voor standaardisatie van het ontwikkelproces.
- Het materiaal werd gecreëerd en gelokaliseerd in overeenstemming met de go-live-prioriteiten en afronding van de processen in SAP. Corbion heeft besloten om de creatie van content uit te besteden aan tts, waarbij SME’s input leveren en content reviewen.
- De eerste golf van go-live rollouts begon in Azië op 1 oktober 2019.
- Het onderhoud van de content is vastgelegd in de Corbion content governance-aanpak, waarbij het de bedoeling is dat Corbion SME’s het onderhoudswerk beheren om te zorgen voor een permanente afstemming tussen de bedrijfsprocessen en de beschikbare leer/ondersteunende content.
Terwijl de uitrol nog steeds aan de gang is, zal dit geïndustrialiseerde content creatie en distributie proces de nieuwe gouden standaard worden binnen Corbion change management initiatieven. Er wordt al gewerkt aan het verkennen van aanvullende softwareprojecten.
