Las empresas necesitan aprender más rápido

¿Es verdad que los ciclos de cambio se están acortando y que las empresas están cada vez más al límite… o es una mera impresión?  

La velocidad ha aumentado, sin duda. Prácticamente todas las organizaciones han hecho grandes esfuerzos para poder responder de manera adecuada a los retos de los últimos años. Ahora están descubriendo que una medida importante conlleva muchas otras más pequeñas, lo que aumenta los niveles de estrés dentro de la organización.  

¿A qué tipo de medidas se refiere? 

Un ejemplo son las metodologías ágiles: muchas organizaciones las implantan en un intento de ser más flexibles. Sin embargo, en la práctica, la revisión y mejora continuas también dan lugar a innumerables cambios minúsculos y, aunque ésa es la idea, esto sigue significando que las cosas nunca se asientan adecuadamente. Además, cada vez más empresas utilizan soluciones en la nube, como Salesforce, Workday u Office 365. Aunque estas soluciones ofrecen mucha comodidad, también exigen un alto grado de adaptabilidad, y no solo una vez, sino siempre que haya una nueva actualización.  

¿Cómo pueden las empresas controlar mejor el problema de los numerosos cambios menores? 

Lo primero es adaptar los programas de gestión del conocimiento y de formación a ciclos de cambio más cortos. El problema no son los cambios en sí, sino el hecho de que las empresas no puedan adaptarse con suficiente rapidez. Los conceptos de formación tradicionales, basados en unidades de aprendizaje monolíticas, no son lo bastante flexibles para adaptarse a tanto cambio. El aprendizaje debe ser más modular, flexible y a pequeña escala. 

¿Cómo hacen las organizaciones para ofrecer este tipo de formación?  

Lo más importante es que el presupuesto de formación se distribuya de forma sensata y se dirija a los ámbitos en los que se adquieren más conocimientos. Esto quiere decir en el propio puesto de trabajo, ya que es donde los empleados adquieren más del 80% de sus conocimientos. Sin embargo, una media del 80 por ciento del presupuesto de formación se sigue gastando en formatos tradicionales, es decir, en formación presencial o en contenidos formales. Estos tipos de formación simplemente no son eficientes, ya que los empleados olvidan el 80 por ciento de lo que han aprendido en pocas semanas.   

¿Cómo podría ser la transferencia moderna de conocimiento? 

Por regla general, las unidades de aprendizaje deben ser más pequeñas y modulares y requerir un mantenimiento mínimo. El contenido debe presentarse de forma atractiva, pero no es necesario personalizarlo siempre hasta el último detalle. Las plantillas de contenido pueden ser muy útiles, por ejemplo. Las opciones de edición en la web también son útiles porque permiten crear o editar contenidos de forma rápida y sencilla sin el obstáculo de la instalación de un cliente. Los contenidos generados por los usuarios son otro elemento importante que ayuda a identificar y cerrar las brechas de conocimiento dentro de las empresas.  

Sin embargo, también es importante que el contenido sea pertinente y se adapte a las necesidades individuales de los usuarios. ¿Cómo se consigue eso? 

Preguntándonos constantemente a quién va dirigido el contenido que creamos. Es mucho más fácil responder a esta pregunta cuando se diseñan pequeños volúmenes de contenido en lugar de grandes unidades de aprendizaje. Etiquetando los contenidos de forma adecuada, los usuarios pueden juzgar al vuelo si una unidad de aprendizaje concreta es relevante o no para ellos. Esto les ahorra la frustración de aguantar un vídeo de formación de dos horas, de las que 90 minutos eran irrelevantes para ellos. 

Al pasar al aprendizaje ágil, ¿hay formatos que funcionen especialmente bien o que deban tenerse más en cuenta? 

En cuanto al formato, no hay restricciones ni preferencias. Lo que es mucho más importante es que los formatos elegidos se utilicen de forma más reducida, ya sea una guía paso a paso, una unidad de eLearning tradicional de menor tamaño o un folleto en papel con 15 imágenes. 

¿Qué pasa con los empleados más jóvenes, la generación TikTok? ¿Tienen algún hábito de aprendizaje particular que deba tenerse en cuenta?  

Es cierto que el valor del entretenimiento juega un papel importante. Los formatos tienen que funcionar en el móvil, incluso mientras se espera en una parada de autobús, y tienen que ser divertidos. Las unidades de aprendizaje con demasiado contenido no tienen en cuenta las necesidades de información y la realidad de los jóvenes. Además, los jóvenes quieren participar activamente. Algunas organizaciones aún temen que esto les lleve en una dirección equivocada. Sin embargo, es importante crear la confianza necesaria y permitir más contenidos generados por los propios usuarios, por supuesto, sin descuidar la garantía de calidad. 

Si es tan importante compartir el conocimiento de los procesos, las normas y los procedimientos, ¿cómo se puede prestar más atención a estos temas tan áridos? 

A menudo, veo que los contenidos de estos temas se presentan de forma muy aburrida. Por desgracia, este enfoque no refleja en absoluto la relevancia de estos temas. Por ejemplo, la protección de datos, que está en el centro de los intereses de una organización, es mucho más que marcar una casilla más en el LMS. Precisamente en áreas como ésta, desglosar el contenido y editarlo para grupos específicos tiene el potencial de garantizar que a los empleados les entre de verdad en la cabeza, de forma que entiendan el cambio y a su vez lo tengan en cuenta en su trabajo diario. 

¿Qué papel desempeña la eficiencia de la información, es decir, el asegurarse que los empleados no pierdan tiempo buscando contenidos relevantes? 

La forma de distribuir el conocimiento es clave. Como empleado, el escenario ideal es que el conocimiento me encuentre a mí y que yo sepa exactamente dónde tengo que hacer clic para acceder a una fuente de información, en lugar de buscar al azar en Teams, en SharePoint o en una Wiki con la vaga esperanza de encontrar lo que busco. Para que esto funcione, el conocimiento tiene que estar disponible de forma centralizada y accesible, además de ser lo más fácil e intuitivo posible para los usuarios 

¿Cómo se puede poner en práctica? 

Lo ideal es con una solución de adopción digital: en mi opinión, no hay alternativa a medio plazo. Es importante que la solución se adapte a los complejos requisitos del lugar de trabajo digital. Dicho de otro modo, no sólo se debe apoyar a los empleados en las tareas individuales: también debe funcionar en todos los procesos y aplicaciones, porque el ritmo acelerado y la variedad de aplicaciones asociadas al lugar de trabajo digital no van a hacer más que aumentar. Por eso creo también que el soporte al rendimiento y una solución de adopción digital serán claves para determinar la competitividad de las organizaciones en los años venideros.  No me cabe la menor duda de que habrá una gran diferencia entre las organizaciones que asuman de verdad la adopción digital y las que no.