Partage des connaissances : Rendre l'expertise accessible dans la vie professionnelle quotidienne

Ce qui compte, c'est de s'assurer que l’effectif est désireux de partager son expertise sur le poste de travail et de mettre ses connaissances et son expérience spécifiques à la disposition des autres membres de l'équipe, des collègues externes à l'équipe et même des nouveaux collaborateurs. Une plateforme d'adoption digitale permet de gérer le partage des connaissances à un niveau stratégique, de l'intégrer dans la culture de l'entreprise et de rendre l'information accessible précisément dans les scénarios où elle est nécessaire.

Les entreprises qui négligent la collaboration sous forme d'un partage des connaissances courent toutes sortes de risques. Par exemple, lorsque des chefs d'équipe et d'autres membres très compétents de l'équipe partent à la retraite ou quittent leur poste sans avoir partagé leur expérience et leurs connaissances, ils peuvent laisser derrière eux un vide béant. Mais ce n'est pas le seul problème. Ce trou béant peut entraîner des répercussions sur la productivité, la compétitivité et l'efficacité. La perte de connaissances et d'expériences internes peut, par exemple : 

• Augmenter le risque de répétition des erreurs  
• Bloquer l'optimisation des processus  
• Réduire la capacité d'innovation de l'entreprise  
• Nuire à l'agilité  
• Entraîner des coûts évitables 

Selon les estimations des auditeurs de KPMG, un partage des connaissances inadéquat ou inefficace peut coûter aux entreprises entre 50 000 et 500 000 euros par an. Les décideurs sont donc bien avisés d'encourager activement le partage des connaissances, de développer de nouvelles stratégies de gestion des connaissances et d'instaurer ainsi une culture dynamique du partage des connaissances.  

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Se contenter de stocker des informations est une tâche fondamentalement inutile. En effet, la seule façon de créer de l'expertise est de combiner de nouvelles informations avec des connaissances préexistantes. Une distinction est faite entre les connaissances explicites et les connaissances tacites.  Les connaissances explicites sont des connaissances factuelles que l'on trouve dans des manuels, des instructions de travail, des organigrammes et autres ressources de ce type. Elles sont souvent disponibles de manière standardisée et leur partage sur le poste de travail est généralement relativement aisé.  

Toutefois, ce sont les connaissances tacites qui sont particulièrement précieuses pour les entreprises - le type de connaissances que l’effectif acquiert dans le cadre de son travail quotidien et de sa collaboration. C'est ce qui permet d'agir de manière intuitive et spontanée, en particulier lorsqu'il s'agit de gérer des séquences complexes et des processus non standardisé. La connaissance tacite est une ressource extrêmement précieuse qu'il faut exploiter à l'aide du partage des connaissances.  

Bien que les connaissances tacites des entreprises soient la source d'un grand nombre d'avantages concurrentiels, elles sont, par définition, difficiles à articuler - et les partager est encore plus difficile. Cette expertise est enfermée dans la tête de chaque membre de l’effectif et dépend fortement du contexte et de l'expérience personnelle. Au fil des ans, un énorme trésor de connaissances collectives peut ainsi s'accumuler dans les entreprises, mais les autres collègues ne pourront que rarement y accéder.   

Il existe également des facteurs humains qui peuvent parfois conduire à la thésaurisation des connaissances, lorsque des individus entravent intentionnellement le partage des connaissances sur le poste de travail. Cela peut se produire, par exemple, dans une entreprise où le personnel est en concurrence pour les connaissances et où les experts ont intérêt à garder leur savoir-faire pour eux. Même dans les entreprises où la concurrence pour les informations est beaucoup moins forte, le partage des connaissances peut souvent s'arrêter aux frontières des départements. Qu'elle soit intentionnelle ou non, la mentalité de silo est toxique pour tout type de partage des connaissances. 

Les entreprises qui souhaitent surmonter la mentalité de cloisonnement et encourager le partage des connaissances peuvent adopter différentes approches. L'une d'entre elles consiste à créer une culture organisationnelle qui récompense le personnel lorsqu'il partage son expertise et les cadres lorsqu'ils donnent le bon exemple et mettent leurs connaissances et leur expérience à la disposition des autres à l'échelle de l'entreprise. Un sentiment de certitude et de sécurité sociales peut également contribuer à démanteler une culture égocentrique et à promouvoir une collaboration fondée sur le partage des connaissances. En outre, les communications qui mettent l'accent sur les avantages personnels associés au partage d'informations et d'expériences encourageront les membres de l'équipe à relâcher leur emprise sur des aspects de leur travail qu'ils pourraient autrement garder pour eux. Les entreprises qui peuvent aller plus loin et rendre les connaissances spécifiques et basées sur l'expérience accessibles via un logiciel professionnel convivial tel qu'une plateforme d'adoption digitale (DAP) en tireront un réel avantage. Elles finiront par détenir l'un des plus grands atouts qui soient dans un monde façonné par des marchés hautement compétitifs. C'est pourquoi un nombre croissant d'entreprises s'efforcent d'améliorer leur communication et d'instaurer un partage des connaissances à un niveau stratégique.  

Pour que le partage des connaissances fonctionne sur le plan pratique, il est judicieux d'utiliser une plateforme d'adoption digitale (DAP). En effet, toutes les connaissances n'ont pas la même importance ni la même pertinence pour chaque collaborateur. L'objectif est plutôt de structurer toutes les informations accumulées d'une manière pratique et de les rendre disponibles en fonction des circonstances. Les DAP professionnels tels que la tts performance suite, par exemple, permettent de fournir des informations adaptées à des rôles spécifiques et/ou à des tâches et processus sur le poste de travail. De cette manière, le personnel bénéficie également d'une véritable valeur ajoutée grâce au partage des connaissances.  

En utilisant une plateforme d'adoption digitale telle que la tts performance suite pour le partage des connaissances, les connaissances archivées peuvent d'abord être visualisées, puis préparées pour convenir à des groupes cibles spécifiques et enfin mises à disposition directement sur le poste de travail d'une manière convenablement structurée. Si les entreprises souhaitent bénéficier de cet outil de gestion des connaissances à moyen terme, elles doivent également prendre en compte les trois caractéristiques clés suivantes lors de la sélection d'une plateforme d'adoption digitale :  

1. Le contenu de la connaissance peut être créé efficacement parce que la qualité et les dépenses sont bien équilibrées.  
2. Le contenu des connaissances peut être géré de manière à garantir une assurance qualité à long terme.  
3. Le contenu de la connaissance peut être mis à disposition en fonction des besoins et au moment précis où il est nécessaire. 

Les entreprises qui souhaitent bénéficier des connaissances tacites accumulées par leur personnel doivent l'encourager à contribuer à une culture de partage des connaissances. Une plateforme d'adoption digitale améliore la communication et le partage des connaissances en aidant à sauvegarder l'expertise et à la mettre à la disposition des collègues en cas de besoin. C'est ce qu'ont confirmé les experts de la société tts GmbH, basée à Heidelberg, qui ont conçu la tts performance suite. Une consultation initiale sans engagement est le moyen idéal d'en savoir plus sur l'impressionnante gamme de fonctions disponibles dans ce DAP et d'explorer les approches stratégiques du partage et de la gestion des connaissances.