"Les entreprises doivent apprendre plus rapidement"

L'impression est-elle trompeuse ou est-il vrai que les cycles de changement sont de plus en plus courts et que les entreprises sont de plus en plus confrontées à leurs limites ?

Le rythme s'est définitivement accéléré. Presque toutes les entreprises ont fait d'énormes efforts pour pouvoir réagir de manière adéquate aux défis des dernières années. Aujourd'hui, elles constatent qu'une grande mesure en entraîne plusieurs autres. Et cela a pour conséquence d'augmenter encore le niveau de stress dans les entreprises.

De quelles mesures parlez-vous ?

Par exemple, les méthodes agiles que de nombreuses organisations ont adoptées pour gagner en flexibilité. Dans la pratique, le contrôle et l'amélioration continus conduisent toutefois aussi à une série interminable de minuscules ajustements. C'est certes intentionnel, mais c'est une source d'inquiétude permanente. En outre, de plus en plus d'entreprises utilisent des solutions cloud comme Salesforce, Workday ou Office 365. Celles-ci offrent d'une part un grand confort, mais supposent d'autre part une grande volonté d'adaptation - et ce, à chaque mise à jour, encore et encore.

Comment les entreprises peuvent-elles mieux maîtriser la problématique des nombreux changements à petite échelle ?

En premier lieu, en adaptant leur gestion des connaissances et leur offre de formation continue au raccourcissement des cycles de changement. Ce ne sont pas les changements en soi qui posent problème, mais le fait que les organisations ne puissent pas s'y adapter assez rapidement. Les concepts traditionnels de formation continue, basés sur des unités d'apprentissage monolithiques, sont trop rigides pour tenir compte des fréquentes nouveautés. L'apprentissage doit devenir plus modulaire, plus flexible et plus parcellaire.

Comment les entreprises parviennent-elles à proposer des offres d'apprentissage appropriées ?  

Avant tout, le budget d'apprentissage doit être réparti de manière judicieuse et dirigé vers l'endroit où la plupart des connaissances sont retenues. C'est-à-dire sur le poste de travail, où les collaborateurs acquièrent plus de 80% de leurs connaissances. Au lieu de cela, en moyenne 80 % des budgets d'apprentissage sont encore consacrés à des formats classiques, c'est-à-dire à des formations en présentiel ou à des contenus formels, qui ne sont tout simplement pas efficaces, car les collaborateurs en ont déjà oublié 80 % au bout de quelques semaines. 

À quoi pourrait ressembler un transfert moderne des connaissances ?

En principe, les unités d'apprentissage doivent être plus petites et plus modulaires tout en nécessitant un minimum d'entretien. Le contenu doit être présenté de manière attrayante, mais ne doit pas être individualisé à chaque fois dans les moindres détails. Les modèles de contenu, par exemple, conviennent ici. Les possibilités de modifications sur le Web sont également utiles, car elles permettent de créer ou modifier des contenus rapidement et facilement, sans devoir installer un client. Le contenu généré par les utilisateurs est également un élément important qui aide à identifier et à combler les lacunes en matière de connaissances dans l'entreprise.

Mais il est également important que les contenus correspondent aux besoins individuels des apprenants, c'est-à-dire qu'ils soient pertinents. Comment y parvenir ?

En me demandant toujours, lors de la création du contenu, quel est le groupe cible. Il est beaucoup plus facile de répondre à cette question pour les contenus courts que pour les grands. Avec un scoring approprié, les apprenants peuvent rapidement juger si l'unité d'apprentissage est pertinente pour eux ou non. Et cela leur évite la frustration de devoir constater, après avoir suivi une vidéo de formation de deux heures, que 90 minutes de celle-ci n'étaient pas pertinentes pour eux.   

Y a-t-il des formats qui fonctionnent particulièrement bien lors du passage à l'apprentissage agile ou qui devraient être davantage pris en compte ?

Du point de vue du format, il n'y a pas de restrictions ou de préférences. L'essentiel est plutôt d'utiliser les formats choisis de manière plus fractionnée - qu'il s'agisse d'une liste d'étapes, d'un contenu e-learning réduit ou d'une documentation de 15 images.

Qu'en est-il des jeunes collaborateurs, de la génération TikTok ? Y a-t-il des habitudes d'apprentissage particulières à prendre en compte ?

Dans tous les cas, le divertissement joue un rôle. Les formats doivent fonctionner sur le téléphone mobil, même à l'arrêt de bus, et être amusants. Les unités d'apprentissage étendues ne répondent pas aux besoins d'information et à la réalité des jeunes. De plus, les jeunes veulent s'impliquer activement. Les entreprises ont parfois encore peur que cela aille dans la mauvaise direction. Mais je pense qu'il faut instaurer la confiance nécessaire et autoriser davantage de contenu généré par les utilisateurs, sans pour autant négliger l'assurance qualité.

Si la transmission de processus, de réglementations et de procédures est si importante, comment peut-on donner plus d'attention à ces sujets plutôt arides ?

J'observe souvent que les contenus sur ces sujets sont présentés sans grand intérêt. Malheureusement, cela n'a aucun rapport avec leur pertinence, car la protection des données, par exemple, est dans l'intérêt même d'une entreprise - cela va bien au-delà d'une simple case à cocher dans le LMS. C'est précisément dans ce domaine qu'une présentation détaillée et spécifique au groupe cible a le potentiel d'atteindre les collaborateurs dans leur tête, afin qu'ils comprennent les nouveautés et en tiennent compte dans leur travail quotidien.

Quel est le rôle de l'efficacité de l'information, c'est-à-dire de veiller à ce que les collaborateurs ne perdent pas de temps à chercher des contenus pertinents ?

La diffusion du savoir est un aspect central. En tant que collaborateur, l'idéal pour moi est que le savoir me trouve et que je sache exactement où cliquer pour accéder à une source de savoir, au lieu de chercher au petit bonheur la chance dans Teams, sur SharePoint ou dans un wiki. Pour cela, les connaissances doivent être centralisées et accessibles aux utilisateurs de manière aussi simple et intuitive que possible.

Comment mettre cela en œuvre ?

Idéalement, avec une solution d'adoption digitale, à laquelle il n'y a, selon moi, pas d'alternative à moyen terme. Il est important que la solution soit adaptée aux exigences complexes du Digital Workplace. En d'autres termes, elle ne doit pas seulement assister les collaborateurs dans leurs tâches individuelles, mais aussi fonctionner sur l'ensemble des processus et des applications, car le rythme rapide et la diversité des applications du Digital Workplace vont augmenter. C'est pourquoi je pense aussi que le Performance Support ou une solution d’adoption digitalecontribueront de manière décisive à la compétitivité des entreprises dans les années à venir. Il y aura une différence entre les entreprises qui vivent l'adoption digitale et celles qui ne le font pas, j'en suis sûr.