Digitaal – het nieuwe normaal

Toen, rond de tijd van de inslag van de Chicxulub-meteoriet op onze planeet, stierven de meeste soorten uit - bijna geen enkel dier dat meer dan 25 kilo woog, overleefde. Kleine zoogdieren deden het echter veel beter. Ze hadden een vacht die hen beschermde tegen de veranderende temperaturen, de placenta liet de volgende generatie opgroeien in de veiligheid van het lichaam van hun moeder, en tenslotte waren ze niet al te gespecialiseerd in het voedsel dat ze aten. De rest is geschiedenis. Zoogdieren regeren vandaag de dag over de wereld en hebben een ongelooflijke variëteit aan soorten ontwikkeld, van blauwe walvissen tot hommelvleermuizen - en wij (het menselijk ras).

Het lijkt erop dat groot niet altijd een concurrentievoordeel oplevert en dat de kracht kan afnemen onder de invloed van crises, terwijl innovatie en flexibiliteit tot succes leiden. Als dit de algemene les is die we moeten leren, hoe zit het dan met de mogelijke impact van de corona-crisis op de manier waarop we werken? Vandaag de dag leven we met deze effecten - meer mensen die thuis werken, minder fysieke ontmoetingen, geen face-to-face conferenties, minder reizen - maar hoe kunnen we de resultaten van deze crisis duurzaam maken? En ja, we moeten ervoor zorgen dat de volgende crisis die al voor de deur staat - de klimaatverandering - een blijvend effect heeft.

Laat me enkele feiten opnoemen over hoe we voor de crisis hebben gewerkt:

• Mensen zitten opeengepakt in kantoorgebouwen. Tegelijkertijd staat elke werkdag gemiddeld 37% van alle kantoorruimte wereldwijd leeg.
• We onderhouden grote, prestigieuze vergaderzalen die verwarmd en schoongemaakt worden - maar zelden meer dan 50% van de bezetting tijdens de werkuren - wat betekent dat ze 85% van de tijd leeg zijn.
• We houden belangrijke vergaderingen op ons hoofdkantoor of in Londen, New York en Singapore - de uitgaven voor zakenreizen groeien 2 tot 3 keer sneller dan de groei van het BBP.
• Gemiddeld brengen mensen in de VS 79 minuten per dag door op weg naar hun werk (60 minuten in Duitsland, 97 minuten in Israël).
• We houden grote bijeenkomsten waarbij één persoon zich presenteert voor tientallen of zelfs honderden mensen.
• We brengen mensen uit alle hoeken van de wereld bij elkaar om ze in de klas te trainen in het gebruik van software - hoewel we sinds de eerste publicatie van Ebbinghaus in 1885 weten dat 66% van al het geleerde al na één dag wordt vergeten.
• Bedrijven besteden het ontwerp en de documentatie van processen uit aan externe consultants, waarbij hun eigen technische experts vervallen in passiviteit.
• Terwijl bedrijven procesontwerp delegeren, wordt de implementatie uitgevoerd in shared service activiteiten in lagelonenlanden waar mensen geen emotionele band hebben met het bedrijf, zijn werknemers of klanten.

Naar mijn mening passen deze praktijken in de analogie van het uitsterven van de dinosauriërs - groot, maar ineffectief  op het moment van crisis. De kantoren zijn leeg, de vliegtuigen staan op de grond en de straten zijn leeg. Maar gelukkig (voor ons) zijn de "zoogdieren" er nog. Ze lijken misschien onbeduidend en zelden gezien, maar ze hebben in feite het potentieel om de toekomst van het werk te bepalen:

• Laat me beginnen met "thuiswerken". Hoewel de voordelen duidelijk zijn - 1 uur besparing per dag, geen kantoorkosten, minder vervuiling etc., wordt momenteel slechts 8% van alle mogelijke uren vanuit huis gewerkt. Ongeveer 75% van alle kantoormedewerkers kan thuiswerken, maar slechts 50% van de werkgevers beschikt over de technologie om dit te implementeren en slechts 26% heeft een beleid om deze praktijk mogelijk te maken.
• Steeds meer sessies worden virtueel gehouden - de kwaliteit varieert en we proberen ze te houden zoals we gewend waren.
• Het virtuele klaslokaal komt steeds vaker in de plaats van de training op locatie, maar er zijn duidelijk zorgen met betrekking tot het leereffect.
• Bedrijfswiki's, intranetportalen (SharePoint) en learning management systemen (LMS) geven medewerkers direct toegang tot kennis. Het gebruik van deze systemen is echter nog steeds omslachtig en het beheer van de inhoud is slecht geregeld. Het netto-effect is dat de gebruikerservaring minder is, wat het probleem bestendigt en de overtuiging versterkt dat bedrijfstechnologie welwerknemers niet ondersteunt.

Maar het is niet allemaal slecht nieuws. Het is geruststellend om te weten dat steeds meer bedrijven technologieën gebruiken die mensen wel helpen om samen te werken en hun onafhankelijkheid te ondersteunen.

Ik ben ervan overtuigd dat deze kwesties tijdens de crisis een effect zullen hebben op het werk van de toekomst. Als denkers en evangelisten voor verandering zien we dat de toekomst zich ontwikkelt langs de volgende lijnen, en de keuzes die hieronder worden geschetst zijn nodig om ons te richten op deze evolutionaire praktijken:

We moeten onze teams in staat stellen om het aandeel van het werk dat vanuit huis of waar dan ook wordt gedaan, aanzienlijk te verhogen. U kunt pendeltijd besparen (meer productiviteit) en uw bedrijf kan zijn kantoren verkleinen. Het klinkt eenvoudig, maar er zijn enkele bedenkingen bij deze beslissing:

• Communicatietechnologie wordt essentieel om alle aspecten van gedistribueerd werk te ondersteunen en om werknemers in staat te stellen zich te ontwikkelen tot bekwame werknemers op afstand.
• Medewerkers hebben in hun werkcontext directe toegang tot kennis nodig. De ervaren collega, twee bureaus verderop, is misschien niet meer beschikbaar. ‘5 moments of need’ is een sterk concept dat deze noodzaak beschrijft, en met tt performance suite is een technologie beschikbaar die toegang tot kennis mogelijk maakt vanuit één enkele bron voor elke IT- en/of niet-IT-context.
• Specialisten moeten in staat worden gesteld om kennis die relevant is voor communities in hun vakgebied te creëren, te cureren en te verspreiden (in real time). Processen zoals opportunity management in de verkoop, de orderverwerking in de boekhouding of de ontwikkelingsactiviteiten in de techniek moeten door de specialisten op een volledig conforme en professionele manier worden beheerd.
• Leiders moeten de vaardigheden ontwikkelen om gedistribueerde teams te leiden en te coördineren. Als iemand zwijgt in een websessie, realiseer je je dat misschien niet - is hij aan het inslapen, aan het werken aan e-mails? Hoe benadert u deze vragen?
• We moeten het potentieel van "zachte" virtuele formaten die creativiteit en emotionele betrokkenheid mogelijk maken, benutten. Ik ken veel managers die Lego Serious Gaming of hardop werken als tijdverspilling beschouwen. Onderzoek bevestigt echter het belang van deze formats - vooral voor het deel van ons werk dat niet binnen afzienbare tijd door RPA / AI zal worden vervangen.
• Leren zal veel belangrijker worden omdat de overdracht van ervaring moeilijker kan worden, terwijl tegelijkertijd de vereiste kennis sneller zal veranderen in een wendbare economie. Een echte blended learning-aanpak combineert digitaal leren met een virtueel leslokaal (inclusief praktische oefeningen) - deze twee worden geleverd via een LMS met een portaal voor directe toegang. Ze worden aangevuld met een holistische performance support oplossing die digitale content (stapsgewijze instructies, documentatie, simulaties en alles wat relevant is) direct in de werkcontext brengt. Het is de medewerker die bepaalt wat er geleerd moet worden om de werkzaamheden uit te voeren.

Employee self-service is een paradigma voor leren en toegang tot kennis. Klassikale training in de conventionele zin is vervaagd. Wanneer mensen elkaar ontmoeten, is dat voor nieuwe ideeën, coördinatie en teambuilding.

Hoewel deze imperatieven misschien omslachtig en misschien wat theoretisch klinken, zijn er voorbeelden die bewijzen dat het concept in zijn geheel werkt:

• Continental - één van de toonaangevende automotive leveranciers met 230.000 medewerkers - heeft een digitale werkplek gecreëerd waar het single-point-of-truth paradigma volledig wordt gerealiseerd in de productie voor vele toepassingen en nu ook in het kader van Lean/6-Sigma initiatieven.
  Lees meer
• De Schwarz Group - een van de grootste retailers ter wereld met meer dan 440.000 medewerkers - heeft een technologieplatform gecreëerd dat het bedrijf in staat stelt om internationale markten te veroveren, waarbij de superieure competentie van haar medewerkers een belangrijke onderscheidende factor in de markt is.
  Lees meer
• REWE - een grote foodretailer met 220.000 medewerkers - heeft niet alleen de werkplekken voor kantoorpersoneel gedigitaliseerd, maar ook digitale kennis over processen en producten naar de teams op de werkvloer gebracht en de HR Excellence Award gewonnen.
  Lees meer
• Wacker, een chemisch bedrijf met 17.000 medewerkers, heeft zijn verkoopteam uitgerust met een intelligente productconfigurator die "alles wat je moet weten" en het hoogste niveau van expertise op het moment van de toepassing biedt. (Link)

Als onze bedrijven het lot van de dinosauriërs niet willen delen, maar willen gedijen in de nieuwe gedigitaliseerde en milieuvriendelijke wereld, moeten we snel en daadkrachtig handelen. De technische en organisatorische fundamenten zijn aanwezig, maar om ze te laten werken voor uw bedrijfsmodel moet er een duidelijke agenda worden ontwikkeld en afgedwongen - en ook hier kan de Corona crisis de perfecte gelegenheid bieden om aan de slag te gaan.