"Het loont om te investeren in virtueel leiderschap".

Matthias Langenbacher: Meneer Klampfer, inmiddels hebben vrijwel alle grotere bedrijven werk op afstand ingevoerd en geconstateerd dat het over het algemeen goed werkt. Waar zit het probleem?

Wolfgang Klampfer: Als werken op afstand wordt gelijkgesteld met het verplaatsen van het kantoor naar een thuiskantoor, is er geen. Alles wat je nodig hebt is een laptop, een bureau en een stabiele internetverbinding. Maar werken op afstand is niet alleen een verandering van locatie. Veel belangrijker is hoe het de relatie tussen werknemers beïnvloedt wanneer zij elkaar alleen virtueel ontmoeten. Hoe veranderen rollen en status, communicatie en samenwerking? Hoe betrek ik iedereen er actief bij, en wat kan ik doen als de techniek vastloopt? Achter al deze vragen gaan eisen schuil die veel mensen overweldigen en die steeds meer organisaties bezighouden.

M. Langenbacher: Siemens ook?

W. Klampfer: Ja, misschien hebben wij het eerder gemerkt dan kleinere bedrijven omdat onze managementteams al jaren internationaal verspreid zijn. Maar ook hier heeft Corona als een versneller gewerkt. Toen de pandemie uitbrak, beseften we pas echt hoe groot de massa mensen was die hulp nodig had bij de overschakeling op virtuele vergaderingen. Rond diezelfde tijd hebben we ook Microsoft 365 gelanceerd. Dat zorgde voor extra onzekerheid. Interessant aan de situatie in die tijd was de onuitgesproken verwachting van de managers volgens het motto: jullie kunnen dit wel aan, jullie zijn managers. Maar veel managers waren evenzeer overweldigd door de nieuwe infrastructuur en de totaal andere algemene situatie. Tot dan toe was er nauwelijks opleiding geweest over het onderwerp virtueel leiderschap.

M. Langenbacher: Om virtueel teamwerk te ondersteunen, introduceerden u en uw People Excellence-team kort daarna #collaboGreat. Wat is er zo bijzonder aan dit opleidingsconcept?

W. Klampfer: Als een team dat innovatie in leren stimuleert, is de overstap naar virtuele samenwerking voor ons heel gemakkelijk geweest. Dus vroegen we ons af hoe we onze ideeën en methoden kunnen delen om ervoor te zorgen dat leiders zich weer op hun gemak voelen, of op zijn minst presteren op een manier die teams bij elkaar houdt en hen betrokken houdt bij het bedrijf.

We hadden natuurlijk ook gewoon kunnen verwijzen naar ons LMS, waar heel wat materiaal te vinden is over onderwerpen als virtueel leiderschap of virtuele vergaderingen. Maar dat wilden we niet doen omdat mensen er volledig door overweldigd worden en het hen te veel klikken kost om tot leerzame inhoud te komen die vaak niet op hun vraag aansluit.

In plaats daarvan wilden we een pragmatische oplossing die zo gemakkelijk mogelijk toegankelijk was. Uiteindelijk kozen we voor een Collaboration Hub met een verhaalgebaseerde aanpak op SharePoint. Op een verhaal gebaseerde middelen: wij kiezen een concrete situatie waarin iemand zich bevindt, zoals "Hoe moeten virtuele teamvergaderingen worden gehouden". Vervolgens tonen we de gebruiker stap voor stap precies één oplossing binnen het kader van een verhaal met introvideo, infographics en andere elementen, d.w.z. een best practice in plaats van 20 mogelijke oplossingen die alleen maar verwarring zouden brengen.

M. Langenbacher: Hoeveel van deze best practices hebt u al toegepast?

W. Klampfer: In totaal hebben we 13 "how to"-verhalen gemaakt voor #collaboGreat over de onderwerpen virtueel teamwork, virtueel leiderschap of technische ondersteuning, zodat alle belangrijke onderwerpen aan bod komen. En omdat het snel moest gebeuren, kwamen we dit overeen: Beginnend met verhaal één, gaan we ermee live en voegen we elke drie weken een nieuw verhaal toe. Deze agile aanpak was een goede beslissing omdat we snel vooruitgang boekten, vanaf het begin waardevolle feedback kregen en om de drie weken de aandacht opnieuw op het project konden vestigen.

M. Langenbacher: Je hebt #collaboGreat samen met tts geïmplementeerd. Hoe was de rolverdeling?

W. Klampfer: tts nam het hele projectmanagement over. Hierdoor konden wij ons concentreren op de inhoud van het werk zonder voortdurend te hoeven denken aan deadlines, mijlpalen of deliverables. Daarnaast verzorgde tts de realisatie van de Collaboration Hub, d.w.z. ontwikkelde en implementeerde het SharePoint concept voor #collaboGreat, verzorgde workshops, maakte de video's voor alle stories en verzorgde de grafische vormgeving van de infographics voor de oplossingsstappen. Het was ook goed dat tts, als projecteigenaar, direct live in SharePoint kon werken. Dit betekende dat alles heel snel ging. We hebben eigenlijk "alleen" de verhalen geschreven.

M. Langenbacher: Hoe is #collaboGreat ontvangen?

W. Klampfer: Over het algemeen positief. Zelfs mensen met ervaring in het gebruik van technische hulpmiddelen zeiden: Dit is aantrekkelijk, toegankelijk met één of twee muisklikken en super begrijpelijk gemaakt. Intussen vragen andere diensten ons steeds vaker of zij een link naar de verhalen mogen leggen om hun werknemers bewust te maken van het ondersteuningsaanbod. Sommigen willen de verhalen of delen ervan zelfs op hun eigen platform gebruiken, zodat gebruikers er in hun dagelijkse werkomgeving toegang toe hebben.

M. Langenbacher: Zijn de verhalen alleen voor managers, of heeft iedereen er toegang toe?

W. Klampfer: Toen het idee werd geopperd op een managementconferentie, was de aandacht in eerste instantie gericht op managers. Maar voor ons bij People Excellence was het meteen duidelijk: dit is ons onderwerp, we willen het stimuleren en natuurlijk kijken we naar alle werknemers. Alleen al in onze sector gaat het om een doelgroep van 20.000 mensen. Maar we hebben ook vanaf dag één gezegd dat alle 270.000 werknemers er toegang toe moeten hebben. Op dit moment hebben we 2.500 unieke gebruikers met 24.000 toegangen en een gemiddelde verblijfsduur van vijf minuten. Dat is al heel goed. In het begin waren het er slechts 200 tot 300, maar na de lancering van een communicatiecampagne kwam het echt van de grond.

M. Langenbacher: In jouw ervaring, ook met #collaboGreat: Welke typische problemen ondervinden werknemers in het thuiskantoor in vergelijking met het werken op kantoor, en welke speciale ondersteuning hebben zij nodig?

W. Klampfer: Ondanks alle virtualisatie en vele eerste klas instrumenten, hebben wij behoefte aan persoonlijk contact. Wij zijn relationele wezens, dat mogen we niet vergeten. Het maakt niet uit hoe ver de teams verdeeld zijn: Ten minste af en toe moeten we elkaar in de echte wereld ontmoeten - om persoonlijk ideeën uit te wisselen, samen iets te gaan drinken en informele gesprekken te voeren waarbij we elkaar beter leren kennen. Of gewoon om plezier te hebben.

Ook op het gebied van virtuele samenwerking is er nog veel ruimte voor verbetering. Zelfs als iedereen de technologie onder de knie heeft, moet je niet vergeten dat er nog honderden manieren zijn om vergaderingen interessanter en persoonlijker te maken. Wij hebben bijvoorbeeld altijd een chat open op de achtergrond van teams waar iedereen iets kan posten tijdens een vergadering en de anderen kunnen daarop reageren. Het kan iets over het onderwerp zijn, maar ook iets intermenselijks.

En wat in de toekomst nog belangrijker zal worden, zijn soft skills voor virtualiteit, d.w.z. mensen erbij betrekken, ze activeren, ze rechtstreeks bij naam aanspreken, de holistische perceptie van de virtuele situatie. Dit is een uitdaging en vereist nieuwe vaardigheden, ook en vooral van de managers.

M. Langenbacher: Hoe verandert de rol van managers bij virtueel teamwork?

W. Klampfer: We mogen niet vergeten hoe belangrijk leiders zijn in al deze veranderingsprocessen. Of de werknemers in deze virtuele omgeving en in hun persoonlijke ontwikkeling goede vorderingen maken, hangt in grote mate af van de leidinggevende. De afgelopen twee jaar hebben mij laten zien dat het de moeite waard is meer te investeren in virtueel leiderschap, met name in de vaardigheden van jonge managers, want zij zijn de toekomst van een onderneming. Als deze talenten liever in hun comfortzone blijven, dan zal er met de werknemers niets gebeuren. Je hebt mensen nodig die leiding geven met leiderschap, die mensen meenemen en een psychologisch veilige ruimte creëren waarin werknemers het gevoel hebben dat ze in goede handen zijn. Dit is een bijzondere uitdaging bij virtueel teamwork, en leiders moeten weten hoe ze dit moeten implementeren.

M. Langenbacher: Wat is voor u de bijzondere aantrekkingskracht van het ondersteunen van mensen bij het omgaan met nieuwe technologieën?

W. Klampfer: Het onderwerp raakt me ook persoonlijk. Na vele jaren in Learning & Development, merk ik hoe het onderwerp van innovatie op de werkplek me opnieuw opwindt. Ik heb zo'n verlangen om het vooruit te duwen, om mensen met me mee te nemen en hen kansen te geven om te groeien. Mensen die roeien, laten zien hoe je moet zeilen - dat is waar ik voor brand.