Digital Adoption Platform: Allheilmittel für jedes IT-Projekt?
Was eine DAP wirklich leisten kann
Natürlich spielt diese Geschichte nicht irgendwo in Deutschland, sondern nirgendwo. Sie ist ein Mix aus Märchen und vollmundigen Marketingversprechen, die DAPs zum ultimativen Heilsbringer verklären, der auf wundersame Weise alle Probleme bei IT- und Transformationsprojekten löst.
Das Resultat sind dann häufig Enttäuschung aufgrund überzogener Erwartungen oder berechtigte Skepsis. Denn Spoiler-Alarm: Keine DAP liefert mehr Produktivität und Kreativität „auf Knopfdruck". Sie ist kein Allheilmittel oder Rettungsanker für schlecht laufende IT-Projekte.
Aber: Richtig eingesetzt, ist sie ein extrem wertvolles Werkzeug. Dazu muss man allerdings die Stärken und Grenzen von DAPs kennen. In der realistischen Einschätzung ihrer Potenziale liegt der Schlüssel zum Erfolg.
Was also können DAPs realistisch betrachtet leisten? Drei Kernstärken stechen besonders hervor:
Weniger digitale Reibung
Digitale Reibung entsteht, wenn Anwender:innen ihre Arbeit aufgrund von fehlendem Wissen unterbrechen und erst weiterarbeiten, wenn die Unklarheit beseitigt ist. DAPs wirken hier wie ein Tropfen Öl in einem eingerosteten Kugellager. Es läuft runder, weil sie kontextsensitive Hilfe direkt im Workflow bereitstellen.
Schnelles Onboarding
Neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen nicht erst wochenlang Schulungen absitzen, bevor sie produktiv werden. Unterstützt von einer DAP können sie sofort selbstbestimmt loslegen, weil sie im „Moment of Need" passgenau Hilfe bekommen, wenn sie nicht weiterwissen. Das „Learning by Doing" ermöglicht nicht nur die schnelle Einarbeitung in Geschäftsanwendungen. Eine DAP wie die tts performance suite stellt darüber hinaus auch firmenspezifisches Wissen über Prozesse, Richtlinien und Verfahren bereit.
Wissen on-Demand
Eine DAP zentralisiert vorhandenes Firmenwissen und stellt es zur Verfügung. Anstatt dicke Handbücher zu wälzen oder den Support zu kontaktieren, erhalten Nutzer:innen sofort präzise, zur aktuellen Aufgabe passende Unterstützung. Das reduziert nicht nur Frustrationen, sondern auch die Kosten.
Mehrwert in konkreten Anwendungsszenarien
Ihre volle Wirkung entfalten diese Stärken besonders dort, wo DAPs auf konkrete Herausforderungen treffen. Drei Szenarien zeigen exemplarisch, wie aus theoretischen Vorteilen messbare Erfolge werden:
- Beim Rollout komplexer Unternehmenssoftware wie SAP, Salesforce oder Workday: Diese Systeme sind schwer zu erlernen und erfordern steile Lernkurven. Eine DAP kann hier als intelligenter Wegweiser fungieren und Nutzer:innen durch komplexe Anwendungs- und Geschäftsprozesse leiten. So lassen sich Performance-Einbrüche, ungeplante Nachschulungen und temporäre Überlastungen beim Helpdesk ebenso vermeiden wie eine schleichende Erosion der Datenqualität durch Fehlbedienung oder Falscheingaben.
- Beim Einsatz in Self-Service-Portalen: Wenn Mitarbeitende Portale nutzen sollen, um Anträge, Bestellungen oder HR-Services eigenständig abzuwickeln, scheitert es oft an kleinen Bedienhürden. Eine DAP sorgt dafür, dass die Portale wirklich genutzt werden.
- Bei ständigen Veränderungen: In stark regulierten Branchen oder bei häufigen Software-Updates ändern sich Prozesse laufend. Mit einer DAP lassen sich neue Abläufe sofort kommunizieren und direkt abbilden – zentral gesteuert, ohne jedes Mal neue Trainingswellen starten zu müssen.
Praxisbeispiel: Das richtige Steuerkennzeichen in SAP S/4HANA finden
Ein klassisches Szenario, das vielen Unternehmen vertraut ist: die Arbeit mit Steuerkennzeichen (Tax Codes) in SAP S/4HANA. Klingt banal, ist in der Praxis aber eine echte Fehlerquelle für alle, die nicht täglich damit zu tun haben.
So läuft es ohne eine DAP ab:
- Eine Mitarbeiterin bearbeitet eine Lieferantenrechnung. Sobald sie auf das Steuercode-Feld klickt, öffnet sich eine Liste mit allen vorhandenen Codes.
- Klickt sie auf den richtigen Code, ist die Aufgabe erledigt.
- Hat sie den falschen Code eingetragen, kommen Rückfragen und Korrekturschleifen.
- Kennt sie den richtigen Code nicht, muss sie ihre Arbeit unterbrechen und entweder bei Kolleg:innen nachfragen oder im System nach dem hoffentlich aktuellen Handbuch suchen. Weiter geht es mit den Punkten 2 oder 3.
Und so mit einer DAP:
- Die Mitarbeiterin weiß, welche Felder mit welchen Daten befüllt werden müssen. Bei der Eingabe des richtigen Steuercodes ist sie sich aber unsicher.
- Sie öffnet den QuickAccess der tts performance suite. Die DAP erkennt, welches Feld die Mitarbeiterin gerade bearbeitet.
- Die DAP bietet ihr neben Erläuterungen zur Systembedienung eine interaktive Entscheidungshilfe, die sie zum richtigen Steuercode für die Lieferantenrechnung navigiert. So erhält die Mitarbeiterin nicht nur kontextsensitive Antworten zur richtigen Software-Bedienung, sondern auch zu den firmeneigenen Regularien und Vorschriften.
Das Ergebnis: weniger Fehler, schnellere Bearbeitung, weniger Supportanfragen und eine zufriedene Mitarbeiterin. Das ist der Mehrwert einer DAP in der Praxis. Vielleicht nicht sonderlich spektakulär. Dafür messbar und nachhaltig.
Die Grenzen realistisch einschätzen
Aber – und dieses Aber ist wichtig: Wer eine DAP als Lösung für alle Probleme versteht, wird enttäuscht. Denn:
Schlechte Prozesse bleiben schlechte Prozesse
Wenn die Abläufe wenig durchdacht und unlogisch sind, kann selbst die beste Software nichts daran ändern. Zwar können DAPs die Mitarbeitenden sicher durch den Irrgarten navigieren – das macht ihn aber noch lange nicht zu einer Wohlfühloase.
Ohne Inhalte keine Wirkung
Eine DAP ist eine Plattform. Sie benötigt passgenaue Inhalte – gut strukturiert, gepflegt, aktuell. Außerdem definierte Use Cases und Verantwortlichkeiten. Andernfalls bleiben DAPs leere Hüllen ohne Wirkung.
Keine Akzeptanz ohne Strategie
Wer das „Warum“ nicht erklärt, wird Widerstand ernten – egal wie elegant das „Wie“ gelöst ist. Eine DAP kann Kommunikation und Change Management hervorragend ergänzen und unterstützen. Aber sie ist kein Ersatz für Führung, Stakeholder-Engagement und eine engmaschige Change-Strategie.
